Автоматизация бюджетирования может сэкономить бизнесу время и деньги, но иногда финансовые директора не соглашаются менять устоявшийся подход к процессам бюджетирования.
Даже такие очевидные плюсы, как снижение затрат времени на монотонные административные процедуры (ввод и сверка данных, согласование), высвобождение времени на анализ и принятие управленческих решений иногда не могут победить страхи перед принятием решения об автоматизации процессов бюджетирования.
Мы выявили пять общих причин, по которым компании не хотят начинать автоматизацию.
1. Сомнения в рентабельности инвестиций
Системы для автоматизации процессов бюджетирования могут быть дорогими, но в долгосрочной перспективе многие из инструментов действительно экономят бизнесу много денег.
Например, автоматизация снижает затраты на обработку бюджетных заявок примерно в 6 раз по сравнению с ее ручной обработкой — это большая экономия.
Переход к автоматизации может означать, что вашему бизнесу потребуется меньше персонала, особенно если есть сотрудники, ориентированные в первую очередь на ввод данных.
Кроме того, специалисты смогут более рационально тратить свое время и искать пути для развития бизнеса, а не просто сосредотачиваться на том, что уже было сделано. Например, составление бюджета традиционно занимает много времени. Если руководителям отделов, например, руководителю отдела продаж, не нужно тратить столько времени на бюджетный процесс (потому что он автоматизирован), он мог бы направить больше энергии в развитие отдела продаж.
Наши специалисты совместно с вашей командой могут провести анализ окупаемости инвестиций. В большинстве случаев первоначальная стоимость программного обеспечения быстро окупается за счет экономии других ресурсов.
2. Трудности внедрения
Реализация проекта по автоматизации бюджетирования может быть сложной и занимать много времени, что является еще одним источником страха финансового директора. После того, как вы приняли решение об автоматизации процессов, вы не просто платите за программное обеспечение и начинаете им пользоваться. Вы должны спланировать внедрение, обсудить с ИТ-отделом технические моменты, чтобы убедиться, что ваша сеть может поддерживать систему, далее необходимо обучить персонал, выполнить перенос данных, настройку и т. д.
Предстоит проделать большую работу, чтобы предусмотреть и запланировать все необходимые работы, и это помимо других повседневных задач.
Однако внедрение не станет головной болью, если вы работаете с квалифицированными разработчиками программного обеспечения. Команда, предоставляющая систему автоматизации, обычно имеет опыт внедрения и сможет помочь вам в этом.
3. Незнание, с чего начать
Есть много способов начать автоматизацию финансовых процессов – расчет заработной платы, казначейские операции, бюджетирование, прогнозирование и многое другое. Практически невозможно сделать все сразу, но бывает сложно определить приоритеты.
Мы советуем взглянуть на вашу компанию и выяснить, какие финансовые процессы в настоящее время отнимают больше всего времени и ресурсов, и использовать это в качестве отправной точки.
Например, автоматизация бюджетирования обычно является хорошим началом, поскольку в большинстве компаний процесс составления бюджета занимает много времени. Кроме того, многие компании могут получить выгоду благодаря более частой корректировке бюджета и прогнозирования (например, при переходе к скользящим прогнозам), но не хотят это делать из-за больших затрат ресурсов, которые для этого потребуются. Однако с помощью программного обеспечения для автоматизации скользящие прогнозы могут занимать меньше времени, чем при неавтоматизированном бюджетном процессе.
Вы также можете подумать о выборе системы с расширенным функционалом и возможностью масштабирования с ростом компании. В программном обеспечении может быть больше функций, которые вы сможете использовать сразу или через какое-то время.
4. Сопротивление сотрудников
Большинство людей опасаются перемен. Но если вы хотите расти и развиваться, то перемены неизбежны. Тем не менее, для убеждения некоторых сотрудников потребуется приложить больше усилий, чем других. Они могут бояться, что новое программное обеспечение нарушит существующий порядок ведения дел. Новая система может в их понимании усложнить устоявшуюся работу или вообще привести к потере работы.
Решением может быть повышение заинтересованности сотрудников путем вовлечения ключевого персонала в процесс принятия решений. Например, если вы автоматизируете бюджетный процесс, больше всего это затронет вашу бухгалтерию и руководителей ваших отделов.
Сядьте с этими людьми (один на один или вместе со всеми) и спросите об их текущих болевых вопросах. Что бы они хотели сделать по-другому? Что у них работает? И покажите им варианты, которые вы рассматриваете. Вы можете предложить им сформировать команду управления проектом, чтобы они участвовали в реализации, понимали, почему это необходимо, и могли убедиться, что система поможет в их работе.
5. Много других первоочередных задач
Большинство финансовых директоров заняты. Большинство сотрудников заняты. Добавление еще одного проекта к их задачам может стать дополнительным источником стресса.
Вы можете начать выбирать систему или планировать ее внедрение, а затем отвлекаетесь на повседневную работу, и там замечаете ошибки и несоответствия. У вас в очередной раз может появиться мысль: «Нам давно уже пора что-то делать, чтобы предотвратить эти ошибки», но затем возникает очередная срочная ситуация, и проблема забывается.
Таким образом проект по автоматизации легко может быть отодвинут на второй план, но не стоит этого делать, так как только автоматизация поможет сократить количество операционки и улучшить ее качество. Подумайте о том, чтобы назначить менеджера проекта по автоматизации или найти другой способ, чтобы проект по автоматизации оставался в приоритете.
Мы готовы обсудить Ваши «страхи» и предложить вариант решения на наших IT инструментах. Автоматизация процесса бюджетирования позволит Вам составлять планировать и прогнозировать бюджет, оставляя больше времени, чтобы сосредоточиться на анализе. Имея за плечами множество успешных внедрений, мы можем помочь вам в планировании и развитии вашего бизнеса.