Галактика HCM — многофункциональная система для работы с кадрами. Она состоит из трех самостоятельных модулей, один из которых — Кадровое администрирование. Он предназначен для повышения эффективности работы кадровой службы и помогает вести личные дела сотрудников, собирать и анализировать информацию о кадрах. Обработанная информация помогает принимать обоснованные управленческие решения. Модуль позволяет:
- формировать личные дела и картотеку сотрудников;
- оформлять трудовые договора и другие соглашения;
- вести учет по персональным документам (паспорт, диплом и другие);
- формировать приказы по личным делам;
- составлять графики работ и режимы рабочего времени;
- добавлять в личное дело сотрудника информацию о нетрудоспособности;
- составлять и вести кадровые отчеты в личных делах сотрудников.
Порядок ведения личных дел сотрудников
Первые этапы работы в модуле Кадровое администрирование — составление справочников и штатного расписания для дальнейшей работы. Дальше формировать личные дела сотрудников можно, выполняя следующие действия:
- Регистрировать прием на работу. Для сотрудника заводится карточка, которая и представляет в системе личное дело. В нее вносится информация об оформлении трудового договора или контракта, о формировании приказа.
- Формировать прочие приказы.
- Вести договора или контракты с сотрудниками.
- Вести учет рабочего времени. Вносить в личное дело сотрудника информацию о его рабочем графике.
- Вести учет нетрудоспособности. Внесение в дело больничных листков и подобных документов.
- Планировать отпуска.
- Получать отчеты.
Создание и оформление личного дела сотрудника
Личное дело сотрудника в системе представлено в виде карточки. При создании новой карточки автоматически заполняются данные, обязательные для каждого личного дела: уникальный табельный номер, номер карточки, дата создания дела и документ, подтверждающий личность. Документ определяется в зависимости от страны, которая указана в настройках системы. Соответственно, для Беларуси — паспорт гражданина РБ, для России — паспорт гражданина РФ.
Далее при оформлении личного дела сотрудника в карточке нужно ввести полное имя сотрудника, дату рождения и пол. После того, как на сотрудника оформлен трудовой договор, имя и табельный номер редактировать нельзя. Для более удобной идентификации сотрудников в карточку можно добавить фотографию. Дополнительно можно внести так называемые особые отметки для сотрудника: чернобылец, инвалид и прочие. Они добавляются в карточку автоматически после добавления в личное дело сотрудника документов, подтверждающих особую отметку.
Остальные данные личного дела сотрудника сгруппированы по вкладкам:
- Общие сведения. Содержит персональные данные, информацию об образовании и профессиональном обучении, последнем месте работы, стаже, семейном положении, месте проживания, контактные данные и др.
- Данные о воинском учете.
- Приказы о приеме на работу, перемещении на другую должность и т.д.
- Предоставленные отпуска.
- Изменения учетных сведений.