Традиционно велик вклад в белорусскую экономику отечественных автоперевозчиков. Они не только обеспечивают контрактные поставки тысяч предприятий-экспортеров и фирм-импортеров, но и ежегодно перечисляют в госбюджет сотни миллионов долларов налоговых поступлений. Правда, в последние годы у отрасли возникли проблемы: дорожает бензин, усложнился механизм лизинга транспортных средств. В итоге показатели ряда автоперевозчиков опустились ниже «точки безубыточности», кое-кто переводит свой бизнес в соседнюю Россию.
ОАО «Борисовинтертранс» – одно из предприятий, которое в этих непростых условиях продолжает наращивать прибыль, увеличивать фонд зарплаты, обновлять транспортный парк, развивать новые направления деятельности. Одним из главных факторов стабильного роста в ОАО «Борисовинтертранс» считают эффективную систему учета и анализа. О накопленном на предприятии опыте автоматизации бухгалтерского и управленческого учета рассказывает заместитель директора по экономике ОАО «Борисовинтертранс» Екатерина Цалко:
– До 2000 года с нашим предприятием сотрудничало несколько минских программистов-«одиночек». Разработанные ими программы учета работали разрозненно, не позволяя выйти на общий баланс. Кроме того, если в локальной компьютерной сети возникали системные конфликты, нередко приходилось собирать всех разработчиков вместе, чтобы выяснить источник неполадок. Это было долго, накладно – и для нашего предприятия стало настоящей «проблемой 2000 года». Вывод напрашивался сам собой: пора внедрять комплексную автоматизированную систему управления предприятием. Мы начали искать на рынке систему, которая бы учитывала транспортную специфику. Благо, директор предприятия всегда поддерживал внедрение и освоение эффективных информационных технологий.
Первые предложения крупных фирм-разработчиков, с которыми познакомились специалисты «Борисовинтертранса», не позволяли охватить бизнес-процессы нашего предприятия от начала до конца. И только после изучения программного комплекса «Галактика», разработанного компанией «Топ Софт», мы поняли, что нашли подходящее решение.
Богатейший набор функциональных возможностей делает «Галактику» универсальной системой для любой отрасли. Основательно в ней отражены и потребности международных автоперевозчиков. В частности, использование системы «Галактика» помогло нам решить острую проблему подготовки и анализа валютных авансовых отчетов. Наше предприятие перевозит грузы между Беларусью и всеми европейскими странами, а наши водители в ходе командировок осуществляют наличные платежи как в Беларуси, так и за границей. Система «Галактика» позволяет работать с неограниченным количеством валют и автоматически учитывает курсовую разницу. Это облегчило жизнь бухгалтерии предприятия. А модуль «Управление транспортом» дает возможность полностью контролировать перевозки с момента выписки путевки до возвращения водителя из рейса.
Система «Галактика» включает в себя и множество других функций, актуальных для любого транспортного предприятия. Например, позволяет точно рассчитывать износ комплектующих, шин и на этой основе планировать ремонты. Задача эта проста только на первый взгляд. Если «ошибиться» в одну сторону – проводить профилактические ремонты слишком часто – возникнет перерасход комплектующих, смазочных материалов, впустую будет расходоваться труд ремонтников. Обратная ошибка – когда профилактические ремонты проводятся реже, чем нужно – чревата незапланированными расходами на капитальный ремонт вышедших из строя транспортных средств. Наш опыт показывает, что алгоритмы расчетов, заложенные в системе «Галактика», оптимальны.
Отмечу также, что система работает с любыми документами, относящимися к водителю, транспортному средству и грузу. Например, учитывает водительское удостоверение международного образца, свидетельство о регистрации транспортного средства, грузовую таможенную декларацию и др. В «Галактике» можно вести картотеки водителей, подвижного состава, заказов на транспортные работы, рассчитывать стоимость услуг, формировать счета на оплату, учитывать расходы водителей, сведения о заправках, рассчитывать нормативный и фактический расход ГСМ, выручку и стоимость услуг и т.д., и т.п..
Единственная позиция, которую мы пока обсчитываем наполовину вручную – расчет топлива. Но в ближайшем будущем планируем полностью автоматизировать и этот нетривиальный бизнес-процесс, включающий в себя тройственные расчеты между нашим предприятием, водителями и зарубежными заправками. В системе «Галактика» эта функция предусмотрена.
Международные и междугородные перевозки – основной вид нашей деятельности. Но не единственный. Мы также оказываем свыше 20 видов услуг: от предрейсового технического осмотра автомобилей до ремонта сельхозтехники – по каждому из которых у нас ведется раздельный учет.
В частности, «Борисовинтертранс» предоставляет услуги таможенных агентов, таможенного склада и складов временного хранения – только по этим направлениям с нами сотрудничает порядка 130 предприятий-клиентов. Можете представить, какой объем информации ежедневно порождают бизнес-процессы, протекающие на нашем предприятии. Система «Галактика» легко справляется с этим объемом, в режиме реального времени отслеживая ключевые позиции, от которых зависит финансовая устойчивость предприятия.
Например – кредиторскую и дебиторскую задолженность, акты выполненных работ и т.д.. Благодаря этому у контролирующих органов ни разу не возникало к нам претензий по поводу того, что мы имеем дело с недобросовестными, лжепредпринимательскими структурами, либо сами нарушаем хозяйственную дисциплину. Мы не только вовремя сдаем налоговую отчетность, но и, благодаря «Галактике», имеем возможность заранее просчитывать предстоящие налоговые выплаты.
На предприятии создан полный цикл обработки информации: бухгалтерия, сбыт, снабжение, автотранспорт, хозяйственные операции, зарплата – позволяющий формировать главную книгу и баланс, планировать работу и контролировать ее выполнение. Ни один бухгалтерский журнал, ни одна ведомость не делается в ручном режиме. В любой момент руководители предприятия могут получить любой отчет: достаточно выбрать его форму – и система распечатает листок со свежими актуальными данными. А ведь когда-то, чтобы утром положить директору на стол отчет – несколько «простыней» с цифрами – бухгалтеру приходилось трудиться весь предыдущий день (к слову, как только внедрили «Галактику», удалось сократить 6 бухгалтеров и учетчиков).
Я часто бываю на других предприятиях и нередко с грустью наблюдаю одну и ту же картину: рабочие столы завалены бумагами, специалисты погрязли в рутинных расчетах, вооруженные калькулятором, шариковой ручкой и листком бумаги. К счастью, для нас этот этап остался в прошлом.
Своим мнением о системе «Галактика» делится инженер-программист ОАО «Борисовинтертранс» Андрей Хомич:
– Главное преимущество «Галактики» в том, что это готовый продукт, в котором предусмотрен полный набор типовых бизнес-процессов современного предприятия.
В то же время «Галактика» обладает свойствами «конструктора», позволяющего быстро адаптировать настройки и отчеты под специфику предприятия. Система надежна, быстро загружается и выгружается, работает в режиме реального времени: пока специалист разговаривает с клиентом, только что введенные в систему данные о новом заказе или платеже уже становятся доступны для анализа другим службам предприятия.
При развитой функциональности «Галактика» обладает простым, интуитивно-понятным и логичным интерфейсом, быстро освоить который по силам даже неподготовленному пользователю.
В этом месяце наше предприятие заканчивает выплачивать основные лизинговые платежи. Появятся свободные средства. Безусловно, часть из них мы вложим в дальнейшее развитие информационной системы, от которой ежедневно чувствуем отдачу.
Опубликовано в газете «Белорусы и рынок», 25.10.2005.