Перед Новым годом наступает время подведения итогов и, как показывает практика, время некоторого количества дедлайнов. Одна из подобных отсечек – подключение предприятий к межведомственной системе электронного документооборота (СДМО) до 1 января следующего года. Так, из 17 тысяч потенциальных абонентов действующими на данный момент стали чуть более четырёх тысяч организаций. Хотя цифра эта далека от 100%, наблюдается быстрый рост количества абонентов: ещё в ноябре мы говорили о трёх тысячах.
В продолжение темы ноябрьского мероприятия специалисты ЗАО «Топ Софт» провели семинар «СМДО. Срок истекает 1.01.2017». Хоть дата и близка, вопросов осталось множество (как и потенциальных абонентов СМДО). В том, какие действия необходимо предпринять и в каком порядке, как распределить обязанности между сотрудниками предприятия для достижения скорейшего результата, а также на чём сконцентрировать внимание, помогали разобраться докладчики семинара.
После знакомства с компанией «Топ Софт», её продуктами, услугами, клиентами участники семинара получили ответы на конкретные вопросы по СМДО. В первую очередь, специалисты рассказали о самой концепции СМДО, которая хоть и не является новшеством, но всё ещё вызывает недопонимание. Важным пунктом, на котором необходимо было остановиться подробнее, стал вопрос о том, каким предприятиям и организациям по законодательству полагается автоматизировать одно рабочее место. К таковым, согласно Постановлению Совета Министров Республики, Беларусь от 12.04.2016 г. N 299 «Об утверждении критериев отнесения организации к бюджетным организациям, которые имеют незначительный документооборот», относятся следующие:
- Бюджетная организация, объем входящих и исходящих документов которой в год, предшествующий текущему году, составляет не более 600 документов без учета переписки по вопросам, связанным с запросами и предоставлением сведений в рамках выполнения административных процедур, а также переписки по обращениям граждан и юридических лиц.
- Бюджетная организация, штатная численность персонала в которой составляет не более 10 человек.
- Бюджетная организация, орган местного управления или самоуправления первичного территориального уровня, учет исполнения сметы расходов которых осуществляет централизованная бухгалтерия вышестоящего государственного органа или его структурного подразделения.
Во всех остальных случаях необходимо внедрять полноценную ведомственную систему электронного документооборота (ВСЭД) и интегрировать её с СМДО. ЗАО «Топ Софт» предлагает автоматизировать документооборот и деловые процессы на предприятии с помощью информационной системы «Галактика ЕСМ на платформе DIRECTUM».
Основные цели внедрения ВСЭД – сокращение бумажного документооборота, упрощение контроля над исполнением поручений, работа в СМДО. Дополнительно же ВСЭД обеспечит возможность анализа загрузки сотрудников и, как следствие, повышение исполнительской дисциплины, сокращение времени на создание и поиск документов, повышение безопасности данных, накопление корпоративных знаний и мн. др.
Помимо полноценной СЭД клиенты также получают грамотную и своевременную техническую поддержку от ЗАО «Топ Софт», соответствующую стандарту качества ISO 9001. Зачастую у новых клиентов возникает вопрос, каким образом организована техническая поддержка на нашем предприятии, какие бонусы они получат от того, что сотрудничают с нами. Гарантийный срок нашего ПО составляет 12 месяцев, а как известно, большинство вопросов возникает в первые месяцы работы. Всё это время наши специалисты помогают осваиваться в системе, налаживать взаимодействие, советовать наиболее оптимальные решения. В гарантийное обслуживание входят:
- доработка системы в связи с изменениями законодательства и ошибками, выявленными в ходе работы;
- уведомление заказчика о новых разработках и доработках системы;
- консультации по требованиям к оборудованию (технике), системному программному обеспечению, параметры настроек используемой заказчиком системы управления базами данных, обеспечивающие нормальное функционирование системы;
- консультации по порядку инсталляции (установки);
- консультации по функциональным возможностям;
- предоставление документации;
- настройка внутренних параметров системы для реализации конкретных алгоритмов в работе или бизнес-процессов в рамках функциональных возможностей системы.
Тем предприятиям, которые должны выполнить Указы Президента №№157 и 515, следует обратить внимание на то, что изменился Формат обмена данными между абонентами СМДО, использующими ведомственные СЭД. Сейчас действует версия Формата 2.1.1 от 09.12.2016, утверждённая РУП «Национальный центр электронных услуг».