Одна из аксиом автоматизации управления производством: чем больше подразделений подключено к единой информационной системе – тем выше от нее отдача. К сожалению, большинство белорусских предприятий пока не вышло за рамки компьютеризации бухгалтерского учета, польза от которой ограничивается, в основном, своевременной сдачей налоговой отчетности. Тем интереснее опыт предприятий, вставших на путь комплексной автоматизации. Таких, как расположенное в Микашевичах унитарное предприятие «Спецжелезобетон».
– В 1998 году, после знаменитого «черного вторника», наше предприятие, как и большинство других, столкнулось с массовыми неплатежами, – рассказывает директор РУПП «Спецжелезобетон» Василий Басевич. – Поиски выхода из кризиса требовали новых управленческих подходов. Между тем существующая внутризаводская система отчетности была в то время громоздкой, разрозненной и весьма неудобной для анализа. Отчеты сильно запаздывали, не давая адекватного представления о реальном положении дел. Это касалось и информации о взаиморасчетах с покупателями и поставщиками. А нужна была оперативная и достоверная «картинка». Необходимость в автоматизации назрела. Из представленных на рынке средств наиболее близко соответствовала нашим требованиям система управления предприятием «Галактика», разработанная компанией «Топ Софт». Более всего она подкупала комплексным подходом к решению задач.
На первом этапе проекта автоматизации были внедрены модули «Галактики», обеспечивающие контроль за взаиморасчетами («Управление снабжением», «Управление сбытом», «Складской учет», «Финансово-расчетные операции»). Благодаря оперативной информации из системы за короткий срок влияние кризисных факторов на общее финансовое состояние предприятия ослабло.
Внедрение новых подсистем и усиление функционала старых на предприятии продолжается и сегодня. Оно идет постоянно, в рабочем порядке, в зависимости от требований, предъявляемых обстановкой на рынке и законодательством. Все без исключения службы отмечают, что автоматизация устранила рутинные операции, позволила сосредоточиться на анализе и прогнозировании, стала стимулом профессионального роста.
Дадим слово специалистам предприятия: пусть они сами расскажут, какие выгоды получили от использования системы «Галактика».
Руководитель предприятия
– Одно из достоинств систем, подобных «Галактике» – получение достоверной информации в разумный интервал времени, – говорит директор предприятия Василий Басевич. – Без этого сильно затруднено принятие эффективных управленческих решений. Кроме того, поэтапное внедрение «Галактики» изменяет в лучшую сторону структуру бизнес-процессов, повышает прозрачность «центров ответственности», позволяет эффективнее контролировать выполнение приказов и распоряжений. В последнее время мы активно занимаемся вопросами финансового анализа и бюджетирования. Без этих механизмов сложно управлять предприятием в современных условиях. И вновь база данных «Галактики» становится информационной и инструментальной основой для решения наших злободневных проблем.
Бухгалтерия
Как отмечает главный бухгалтер предприятия Людмила Колошиц, развитая подсистема типовых хозяйственных операций (ТХО) позволяет, во-первых, значительно облегчить процедуры формирования бухгалтерских проводок, а, во-вторых, поручить создание сложных алгоритмов наиболее подготовленным специалистам-бухгалтерам. Дальнейшее использование готовых ТХО уже доступно любому сотруднику бухгалтерии. Грамотное применение функционала «Галактики» дает возможность получить стройную, законченную и максимально автоматизированную систему ведения бухучета.
По словам заместителя главного бухгалтера Елены Степуры, «Галактика» позволяет получать любые промежуточные отчетные регистры (журналы-ордера, сводные и промежуточные ведомости и пр.) за любой интервал отчетного периода и в любых аналитических разрезах. Еще один плюс – оперативность. Взять хотя бы требования руководства по отчетам, связанным с движением денежных средств. Ежедневное пополнение базы данных информацией банковских выписок решает эту проблему автоматически. Теперь руководство имеет возможность самостоятельно получать отчеты по движению денег со своих рабочих мест.
– Проблемы, с которыми мы столкнулись на этапе внедрения, с лихвой окупились удобством в использовании и высокой достоверностью данных учетных регистров, – подчеркивает Людмила Колошиц. – А сегодня наша цель – вплотную подойти к получению главной книги и баланса исключительно средствами «Галактики».
Планово-экономическая служба
– Пока что мы не пользуемся системой «Галактика» напрямую, – говорит начальник планово-экономического отдела Ирина Петрович. – Однако всю фактическую информацию по закупкам, производству, реализации и взаиморасчетам получаем именно из базы данных «Галактики», причем в удобном для дальнейшей обработки виде. Подсистема экспорта-импорта позволяет переходить к использованию «Галактики» плавно, не разрушая наработанный ранее инструментарий. В перспективе мы, конечно же, планируем перевести основную часть работ отдела непосредственно в среду «Галактики».
Производство
– Внедрение «Галактики» позволило оперативно учитывать движение материалов, особенно тех, что используются при формовке изделий, – делится мнением инженер производственно-технического отдела Нина Артюх. – Удобный механизм, позволяющий в считанные минуты распределить сырье по видам заформованных изделий, дает возможность оперативно отслеживать движение и наличие на складах основных материалов, используемых в производстве.
Кроме того, средства «Галактики» позволили значительно сократить, а то и вовсе исключить дублирование учетных операций, свойственное любым неавтоматизированным системам учета. Руководители цехов и специалисты-производственники освободились от бумажной рутины и теперь больше времени уделяют совершенствованию технологических процессов.
Сегодня обработка производственной документации ежедневно идет по следующей схеме:
- Ввод информации по факту формовки изделий;
- Распределение сырья и материальных ценностей непосредственно по каждому заформованному изделию;
- Получение ежедневных производственных отчетов по номенклатуре заформованных изделий; расходу сырья и материалов на процесс формовки; движению и остаткам сырья и МЦ в количественном выражении.
После соответствующего контроля информация по расходу сырья на формовку становится доступной бухгалтеру по учету материальных ценностей, который производит списание матценностей в разрезах, соответствующих группам заформованных изделий, а затем с помощью механизма ТХО формирует бухгалтерские проводки, фактически отражающие данные в разрезе статей затрат (счетов).
Снабжение
По мнению инженера отдела материально-технического снабжения Анатолия Клевжица, «Галактика» четко выявляет потребности в сырье и материалах для выполнения производственной программы.
– Когда база данных системы содержит все необходимые документы, подтверждающие фактическое движение матценностей, то получить сведения о потребностях – дело нажатия одной кнопки, – подчеркивает Анатолий Клевжиц. – Главное, чтобы службы, ответственные за своевременное поступление в базу данных первичной информации, работали согласованно и ответственно. Собственно, основные трудности внедрения как раз и заключаются в том, чтобы обеспечить согласованность в работе служб. А когда первичная информация уже «лежит» в системе, то она становится доступной всем заинтересованным структурам, вплоть до бухгалтерии, которая «привязывает» к ней заранее предопределенные хозяйственные операции. Своевременно введенная первичная информация позволяет быстро получать достоверные отчеты любого содержания (данные по закупкам, взаиморасчетам и др. в различных разрезах).
Продажи
– Без системы, подобной «Галактике», невозможно даже представить нормальное функционирование служб, обеспечивающих сбыт, – свидетельствует заместитель директора по маркетингу Тамара Мелешкевич. – Например, формируемая в «Галактике» накладная на отпуск готовой продукции, являясь первичным документом и попадая в систему, тут же используется в подсистеме, отслеживающей движение материалов, а также при формировании данных по взаиморасчетам с покупателями. То есть заведующий складом готовой продукции, выписывая накладную, обеспечивает ее данными сразу несколько служб предприятия. Кроме того, что документ будет напечатан на соответствующих бланках строгой отчетности, его информация будет использована для контроля процессов отгрузки, взаиморасчетов, реализации продукции, списания со склада и т.п. В скором времени мы планируем освоить новую для нас сквозную подсистему управления договорами. Надеемся, что ее внедрение значительно увеличит эффективность работы служб сбыта и маркетинга.
Кадровая служба
– Отдел кадров – новичок в применении «Галактики», – откровенничает инспектор отдела кадров Галина Курак, – но уже сейчас видны все выгоды и удобства работы в системе. Имеется возможность в автоматическом режиме получать все формы по персонифицированному (пенсионному) учету. Удобен сервис по оформлению приказов, командировок, отпусков и т.п.. Да и моментальный оперативный доступ к информации о работниках дорогого стоит. Средствами модуля «Управление персоналом» можно быстро сформировать любой типовой отчет, а для «нестандартной» отчетности предусмотрен удобный построитель.
Сектор информационных технологий
– «Галактика» избавила нас от необходимости ежедневно «изобретать велосипед», чем вынуждены заниматься предприятия с «лоскутной» автоматизацией, – отмечает ведущий специалист IT-сектора Ярослав Ледяев. – База данных «Галактики» устойчива к сбоям, система легко поддается администрированию, а обратная связь с разработчиками позволяет быстро и качественно решать возникающие проблемы. Работая с «Галактикой», вы именно решаете проблемы, а не создаете для ликвидации каждого недоразумения очередной «оригинальный код» (который на поверку оказывается, как правило, все тем же «велосипедом»).
А инженер-программист Владимир Фицнер добавляет:
– Для решения конкретных задач в «Галактике» есть все, начиная от многофункционального генератора отчетов и заканчивая мощной подсистемой экспорта-импорта, а также средствами интеграции в Microsoft Office. Было бы желание…
Опубликовано в «Белгазете» 11.05.2005.