Бухгалтерский софт глазами аудитора
Когда возникает вопрос об оценке качества того или иного бизнес-приложения – последнее слово, разумеется, принадлежит его пользователям. В то же время достаточно объективную оценку делового софта могут дать представители контролирующих и консультационных организаций. Ведь им нередко приходится анализировать документооборот и бизнес-процессы предприятия прямо в его информационной системе. Своими наблюдениями и оценками делится директор аудиторской компании «ГарантАудитСервис» Татьяна Ладутько.
– Татьяна Петровна, насколько востребованы сегодня аудиторские услуги в Беларуси?
– Намного меньше, чем хотелось бы нам, аудиторам – и чем нужно самим предприятиям. Основной круг клиентов аудиторских компаний – предприятия с иностранным либо государственным капиталом и годовым оборотом свыше 600 тысяч евро: они обязаны регулярно проходить аудиторскую проверку.
Директора, скрепя сердце, вынуждены подчиняться закону. Их можно понять: аудиторские услуги недешевы, что обусловлено финансовым риском, который несет аудитор за свои ошибки. Однако пользу предприятию такие проверки могут принести немалую: по крайней мере, в моей практике не было ни одного случая, когда бы я не окупила расходы клиента. Обычно же коэффициент окупаемости составляет у меня 1,5–3: условно говоря, на каждый затраченный миллион рублей я приношу предприятию до трех миллионов чистой экономии за счет избавления от разного рода переплат.
Например, сегодня многие компании ошибочно оплачивают различные виды затрат за счет собственных средств вместо того, чтобы относить их к себестоимости. Вовремя обнаружив подобную ошибку, можно уменьшить налогооблагаемую базу по прибыли и другим налогам. А ведь кроме переплат аудитор нередко спасает клиента от штрафных санкций, которыми чреваты бухгалтерские ошибки.
Конечно, сегодня большинство бухгалтерских работников – как правило, опытные, грамотные, подготовленные специалисты. Но, к сожалению, у них часто не остается времени следить за калейдоскопической сменой законодательных актов и поправок к ним. Когда в период расчета налогов на предприятие приносят журнал «Главный бухгалтер», потенциальным читателям даже пролистать его некогда.
– В какой степени, на ваш взгляд, качество работы бухгалтера и аудитора зависит от учетной программы, используемой на предприятии?
– Бухгалтера – на все сто процентов (если иметь в виду функциональность системы бухучета, ее соответствие требованиям законодательства), аудитора – процентов на восемьдесят. Конечно, основные ошибки настоящий профессионал сможет отловить независимо от того, какая программа установлена у заказчика, однако хороший софт значительно ускоряет проверку. А сэкономленное время можно использовать для более глубокого анализа финансового «здоровья» предприятия.
– Вам не позавидуешь: наверное, в силу своих служебных обязанностей аудиторам приходится осваивать большое количество систем бухгалтерского учета. Какая программа вам кажется наиболее привлекательной?
– На мой взгляд, наиболее мощный, удобный и эффективный инструмент с точки зрения потребностей аудитора – разработанная компанией «Топ Софт» комплексная система управления предприятием «Галактика ERP». Это очень эффективная и в то же время очень надежная система: не «падает», не перезагружает компьютер, не требует частой смены техники и нормально работает даже на старых компьютерах.
Возможно, моя точка зрения несколько субъективна, но сегодня я вижу объективные преимущества системы «Галактика ERP» с точки зрения возможностей аудита и, в более широком смысле – контроля за корпоративными финансами.
– В чем заключаются эти возможности?
– Как я уже говорила, «Галактика ERP» – комплексная система. В отличие от узкоспециализированных пакетов, она имеет доступ не только к данным бухгалтерии, но и других подразделений предприятия, что дает дополнительные возможности перепроверки данных. Для «продвинутого» бухгалтера любое окно системы – кладезь информации: например, в считанные секунды он может уточнить сальдо расчетов по контрагентам, что очень важно для анализа отношений с дебиторами и кредиторами.
С другой стороны, от многих других комплексных пакетов «Галактику ERP» отличает одна важная особенность: в фундаменте системы учета, построенной на ее базе, лежит первичный документ. В других системах можно создать сколько угодно проводок, в т.ч. и ошибочных. В «Галактике ERP» каждая проводка жестко привязана к первичному хозяйственному документу, что дает дополнительную гарантию точности проверки. Кроме того, «Галактика ERP» обладает большим количеством встроенных инструментов контроля и восстановления данных.
– Поделитесь опытом с коллегами: как вы используете эти инструменты в типичных для аудитора ситуациях?
– Начну с того, что благодаря встроенной функции экспорта данных из «Галактики ERP» в Excel мне не нужно все рабочее время проводить на территории предприятий-заказчиков или носить в своем портфеле диски с корпоративными базами данных. Я выбираю насколько отчетов, необходимых мне для проверки, экспортирую их в электронные таблицы и использую для проверки точности учета развитый механизм фильтров Excel. А дальше – дело техники: «поднимаю» первичные документы и оцениваю их с точки зрения налогового законодательства и бухгалтерского учета.
Другая интересная возможность: под каждым пунктом меню в «Галактике ERP» существует универсальная ведомость, которую пользователь может настроить по-своему усмотрению и получать ту информацию, которая ему необходима.
Например, один мой заказчик занимается закупкой сельхозпродукции у населения. Мне понадобилось сформировать для него крайне редко используемый отчет, в котором можно было бы задать контрагента – поставщика определенного сырья. С помощью встроенных в «Галактику ERP» инструментов мне это не составило никакого труда – что выгодно отличает эту систему от программ, в которых набор используемых отчетов жестко ограничен.
Еще один показательный пример. Ко мне обратилось предприятие с просьбой восстановить бухгалтерский учет за два с половиной последних года. В этой непростой работе мне очень помогла заложенная в системе «Галактика ERP» функция пакетных формирований документов-оснований, накладных, приходных ордеров. Любому бухгалтеру известно, что по мере накопления ошибок в бухучете средняя цена по складу имеет тенденцию «съезжать»: то партию товара забудут указать, то дату перепутают. А когда спохватятся и начнут переоформлять накладные, выясняется, что списание уже произошло… Система «Галактика ERP» позволяет автоматически переоформить расходные ордера за любой период – естественно, при этом восстанавливаются правильные цены.
Вторая проблема, обнаруженная мной на этом предприятии: накладные не всегда оприходовались на склад, возможно, в спешке или по забывчивости. Используя тот же механизм пакетного формирования, я просто пометила все накладные – а программа автоматически сформировала все приходные ордера. Проделать то же самое вручную в конкурирующих программах – титанический непроизводительный труд, чреватый ошибками: всегда есть риск глазами пропустить нужный документ в общем потоке.
Наконец, я обнаружила в бухучете заказчика не совсем корректные проводки с точки зрения нового плана счетов, введенного в 2004 году. Все, что от меня потребовалось – исправить типовую хозяйственную операцию, выбрать все документы, в которых использовалась эта операция и нажать клавишу Enter. В течение считанных минут система переделала все документы в соответствии с требованиями нового плана счетов…
После того, как я завершила на этом предприятии восстановление бухучета, оно заключило со мной договор на аудиторские проверки. Так что «Галактика ERP» в некотором смысле помогает мне расширять круг постоянных клиентов.
Опубликовано в журнале «Организационное консультирование», январь 2007 года.