Любой профессионал тщательно подходит к выбору своего инструментария. Бухгалтер – не исключение: от того, какой бухгалтерской программой он пользуется, зависят стиль, скорость и результаты его работы, а также перспективы его профессионального и карьерного роста. Как влияет программный пакет на работу бухгалтера и вверенного ему предприятия? Своим мнением на эту тему делится с коллегами главный бухгалтер компании Unomedical Елена Анатольевна КЛЮЕВА:
– Сегодня пришлось бы долго искать предприятие, в котором бухгалтерский учет ведется с помощью карандаша и листа бумаги. Главным инструментом белорусских бухгалтеров повсеместно стали системы автоматизированного учета. Но система системе рознь: есть сильные, функциональные программы, и есть слабые. Кроме того, даже хороший инструмент может применяться не совсем по назначению. За ошибки выбора расплачивается и сам бухгалтер (тратя лишнее время и силы на их исправление), и предприятие (получая нарекания проверяющих органов и штрафные санкции). Поэтому исходить нужно из того, насколько быстро и точно программный продукт отвечает именно на те вопросы, которые ставит перед бухгалтерией руководство предприятия и проверяющие органы. Критерий простой – но как сложно ему следовать!
Поделюсь собственным опытом. Лет восемь назад, до моего прихода в компанию Unomedical, ее бухгалтерия работала на «самодельном» программном продукте. И когда прежний главбух уволился, то унес с собой и программу, и базу данных/ Правда, отчеты остались.
На первых порах я работала, пытаясь организовать учет на основе FoxPro (у меня есть опыт программирования). Предприятие рисковало оказаться в зависимости теперь уже от меня: в случае моего ухода пришлось бы искать не только нового бухгалтера, но и программиста, который разберется в моих наработках. Понимая ситуацию, предприятие решило приобрести известный тиражный продукт с гарантированной поддержкой – тогда новым сотрудникам бухгалтерии не приходилось бы каждый раз начинать с нуля.
Вариант с разработкой «под себя» отпал сразу. Попытки заказать продукт «под себя» могут быть оправданы, только если предприятие достаточно большое и имеет в штате специалиста, способного четко сформулировать, что и как должна делать программа. Это мало кому по силам: бухгалтерская служба предназначена для финансового учета, а не для постановки задач программистам. Задача бухгалтера – выбрать программный продукт, в котором все задачи уже решены.
Мы в Unomedical выбрали программный комплекс «Галактика», разработанный компанией «Топ Софт», хотя были предложения ПО на базе FoxPro. Не скрою, мне самой было бы удобнее работать с программой, построенной на базе FoxPro – меньше пришлось бы тратить времени на освоение, проще было бы поддерживать.
Вложив в «Галактику» деньги один раз, мы избавились от расходов на постоянные переделки, доработки и восстановление данных, которыми зачастую сопровождается сотрудничество с малоизвестными разработчиками. Мы получаем дополнительные доходы благодаря высокой скорости обработки больших массивов данных и глубокой аналитике.
Я часто встречаю в прессе, в интернет-дискуссиях жалобы коллег на то, что они ни шагу не могут сделать без помощи разработчиков и вынуждены постоянно о чем-то просить программистов, даже когда речь идет о выполнении, казалось бы, стандартных бухгалтерских процедур. В «Галактике» таких проблем нет. Это законченный, логически завершенный продукт, с которым можно сходу начать работать, который не нужно «подкручивать», «подвинчивать», который можно осваивать методом самообучения.
В нормальной бухгалтерской программе должны быть на 100% закрыты вопросы налогового, финансового учета, учета в области ценообразования – от составления первичных документов (платежные поручения, накладные, реквизиты организаций, учетные номера налогоплательщиков) и заканчивая оборотными, группировочными ведомостями, многоуровневой аналитикой и т.д. «Галактика» полностью отвечает и этим требованиям. В ней великолепно обеспечена поддержка национального законодательства. Не раз и не два бывало так: через несколько месяцев выходит новый законодательный акт. Никто не знает, как он будет работать. Я открываю свежее обновление «Галактики», заглядываю в новые меню – и получаю точные компетентные ответы на свои вопросы. Думаю, если бы мы работали с зарубежными производителями ПО, об этом можно было бы только мечтать.
Наше предприятие входит в международную группу компаний. «Галактика» позволяет вести параллельный учет не только по национальным стандартам, но и по международным стандартам бухгалтерского учета, как того требуют наши учредители. И делает это лучше, чем зарубежные программы, которыми пользуются филиалы Unomedical в других странах. По крайней мере, я присылаю отчеты в головной офис раньше многих своих коллег. На их подготовку мне отводится два дня, но мне эти два дня не нужны – хватает четырех часов.
Для любого бухгалтера чрезвычайно важен уровень технической поддержки программы, возможность консультаций в реальном времени. График сдачи налоговых отчетов – очень жесткий, ждать мы не можем, в случае проблем консультации нужны сиюминутно. И тут на службу техподдержки «Топ Софта» грех жаловаться. По телефону ответят, где нужный отчет найти, в какое меню зайти, какую кнопку нажать, что проверить и т.д..
Финансовое состояние предприятия в огромной степени зависит от ситуации с расчетами и выплатой налогов. Расчет налогов, базирующийся на учете доходов, расходов – это заключительный этап работы предприятия. Расчет должен быть точным и своевременным. Переплата одного налога может привести к недоплате другого. Причем налоговая инспекция при расчете финансовых санкций не принимает переплату в зачет. Сейчас произошли изменения по расчету налога на прибыль: если раньше бухгалтер мог вносить коррективы в месте обнаружения ошибки, то в настоящее время он обязан предоставлять в налоговую новый отчет за период, к которому относится эта корректировка. «Галактика» позволяет быстро подготовить подобные отчеты, не сбиваясь с рабочего ритма. В противном случае пришлось бы платить финансовые санкции.
Мы также экономим время (и бензин) благодаря тому, что все расчеты с банком ведем удаленно, через модуль «Клиент-банк» системы «Галактика».
Для бухгалтера также интересна возможность быстро сохранять отчеты в доступной форме, не выводя на печать. Законодательство меняется быстро. Бывает так, что на момент подготовки отчетов закон – есть, а инструкций и методических указаний, разъясняющих нормы закона – нет. После публикации методических указаний становится ясно, что пересчитать надо чуть ли не целый год. Надо – значит надо. Пересчитываем, но бумагу не портим. Результаты опять сохраняем и ждем следующих изменений. И так – до конца года, до сдачи баланса.
Привлекает интерактивность системы. Скажем, находясь в книге проводок, можно нажатием одной клавиши перейти в первичный документ, на основании которого создавалась данная проводка. Например, увидеть накладную во всех разрезах материальных ценностей, со всеми налогами. Информация о первоначальных документах доступна даже из модуля финансово-расчетных операций. Это конечно, удобно, особенно для главного бухгалтера и, в принципе, для любого другого специалиста, который не готовил данную проводку, но хочет получить по ней углубленную информацию.
Добавлю, что «Галактика» тем самым дисциплинирует персонал: информация о том, кто работал с документом, кто делал проводку, сохраняется в программе. «Автора проводки» всегда можно найти и, по крайней мере, спросить: «А что, собственно, вы имели в виду?» Попутно естественным образом происходит совершенствование организационной структуры управления. Сама логика программы заставила нас эффективно распределить обязанности между специалистами: один работает с поставщиками, другой со складом и т.п. И каждый знает, за что отвечает.
Опубликовано в журнале «Главный бухгалтер», январь 2005 года.