Автоматизация управления предприятием – улица с двухсторонним движением, партнерский диалог поставщика и заказчика IT-решения. Причем заказчик в этом тандеме играет самую активную роль. Опытом автоматизации ИП «Бритиш-Американ Тобакко Трейдинг Компани» делятся заместитель директора по финансам компании Анна Кобылинская и ведущий администратор баз данных Павел Дроздович.
Накануне своего столетнего юбилея, который отмечался в 2002 году, Группа компаний «Бритиш Американ Тобакко» озвучила принципы ведения бизнеса, в числе которых: взаимная выгода, ответственное управление собственной продукцией и добропорядочное корпоративное поведение. Через конструктивный диалог с обществом «Бритиш Американ Тобакко» завоевала авторитет социально ответственной компании, в т.ч. и на белорусском рынке.
По данным Nielsen, в минувшем году доля ИП «Бритиш-Американ Тобакко Трейдинг Компани» на белорусском рынке в целом составила 13%, а среди международных компаний – 29%. В 2008 году компания ставит задачу удержать лидерство в премиум-сегменте. А в 2009 году – стать лидером в РБ среди международных компаний как в количественном, так и в стоимостном выражении, предлагая потребителям качественный продукт и позиционируя себя как бизнес-партнера высокого уровня.
Для этого есть все основания. По данным исследования «Оценка уровня сервиса для торговых партнеров», проведенного в 2007 году, ИП «Бритиш-Американ Тобакко Трейдинг Компани» – бесспорный лидер среди поставщиков товаров народного потребления в Беларуси по таким ключевым показателям как общий уровень обслуживания, комплекс мероприятий по поддержке торгового маркетинга в местах продаж, система поставок. Также компания уже три года подряд получает золотую медаль национального конкурса «Брэнд года» в номинации «Социально ответственный брэнд».
Одним из важнейших факторов успеха в компании считается автоматизация системы управления, которая осуществляется в сотрудничестве с компанией «Топ Софт».
– В «Топ Софте» мне однажды показали список «Топ-20» клиентов, которые наиболее часто обращаются в службу технической поддержки корпорации, – говорит заместитель директора по финансам ИП «Бритиш-Американ Тобакко Трейдинг Компани» Анна Кобылинская. – В этом списке наша компания находится на первой позиции. Но вовсе не потому, что мы недовольны нашим IT-партнером. Напротив, наши отношения складываются благополучно, просто мы используем функциональные возможности интегрированной системы «Галактика ERP» по максимуму, на пределе возможностей. Естественно, у нас при этом возникает масса пожеланий к разработчикам, которые затем реализуются в новых версиях системы.
– «Галактика ERP» – это «наше все»: штат компании составляет 220 человек, а в системе «Галактика ERP» работает свыше 90 человек, практически каждый второй сотрудник, – говорит ведущий администратор ИП «Бритиш-Американ Тобакко Трейдинг Компани» Павел Дроздович. – Многие специалисты компании отмечают гибкость настроек «Галактики ERP», интерактивность отчетов, развитый механизм отражения хозяйственных операций и, в конечном счете, экономию времени, которую дает организация учета в этой системе.
Эволюция информационной системы точно отражает развитие компании в целом. Для нормального функционирования представительства было достаточно бухгалтерского и зарплатного модулей. С началом в 2002 году хозяйственной деятельности компании и открытием направления оптовой торговли полностью завершена автоматизация бухгалтерии и внедрен контур логистики (управление снабжением, сбытом, складской учет, поставщики, получатели, управление договорами). Запуск контрактного производства на ГТФ «Неман» в 2005 году стимулировал внедрение ряда модулей производственного контура ERP-системы. А в минувшем году ИП «Бритиш-Американ Тобакко Трейдинг Компани» первым в Беларуси внедрило систему поддержки принятия решений в сфере управления сбытом «Галактика BI Сбыт».
– Наша компания, по сути, представляет собой один сквозной бизнес-процесс, связанный со сбытом продукции, – говорит Анна Кобылинская. – И к сбыту как к локомотиву мы цепляем «вагоны» других бизнес-процессов. Анализу подвергаются не только показатели сбыта, но и расходы на организацию этого процесса (например, расходы на перевозки в расчете на каждый автомобиль, водителя и т.д.). Аналитические отчеты по отгрузкам за прошлые периоды, остаткам на складах и т.д. активно используются для принятия управленческих решений.
– Система «Галактика BI Сбыт» дала мощный толчок развитию информационной системы нашей компании, – говорит Павел Дроздович. – Аналитические расчеты, которые занимают в ERP-архитектуре часы, архитектура Business Intelligence позволяет проводить в реальном времени. Кроме того, наглядные графики, диаграммы и другие формы визуализированной отчетности, которые генерирует система «Галактики BI Сбыт», намного более удобны в работе для менеджера, маркетингового аналитика, директора, чем стандартные формы бухгалтерской отчетности. Сейчас этот продукт активно используется для анализа сбыта в разрезе регионов и отдельных торговых точек, оценки эффективности проведенных рекламных кампаний, анализа маркетингового потенциала отдельных продуктов и т.д. У нас появились собственные наработки в области Business Intelligence, которые мы используем для анализа автотранспорта. Также ждем от компании «Топ Софт» предложений по аналитической поддержке процесса бюджетирования.
Еще одно важное для компании направление автоматизации связано с расширением собственного автомобильного парка, который достиг 40 единиц грузовой техники. Считать автотранспортные затраты по данному направлению, как в былые времена, в программе Excel стало сложно. В нынешнем году компания рассчитывает завершить внедрение модуля «Управление автотранспортом», а также приобрести модуль «Управление ремонтами».
– У любого предприятия есть специфические отраслевые бизнес-процессы, которые плохо ложатся на тиражное решение, – говорит Павел Дроздович. – Поэтому радует готовность компании «Топ Софт» и ее отдела заказных разработок идти нам навстречу и создавать уникальные решения, которые, возможно, никому, кроме нашей компании, не понадобятся. Например, по нашей просьбе был доработан контур логистики и налажен оперативный мониторинг на складах. Когда количество товара на складе достигает определенного минимума, ответственные сотрудники получают об этом автоматическое оповещение по электронной почте. В сентябре прошлого года компания «Топ Софт» провела акцию «Доработка – за полцены». Мы ею воспользовались и осуществили несколько важных для нас доработок. В частности, получили новое автоматизированное рабочее место диспетчера по загрузке автомобилей.
– Поскольку мы представляем международную группу компаний, для нас была очень актуальна возможность наладить в «Галактике ERP» параллельный учет по международным и белорусским стандартам, – говорит Анна Кобылинская. – Сейчас переход на параллельный учет, в основном, завершен. Надеемся, его удастся внедрить и в области учета основных средств. Когда мы этого добьемся, то сможем отправлять полный пакет отчетов, которые требуют от нас зарубежные учредители компании, в буквальном смысле слова по нажатию одной кнопки.
Опубликовано в «Белгазете» 21.04.2008.