+375 (17) 294 99 88 market@topsoft.by

Электронный архив технической документации

Модуль «Документация» в системе

В модуле «Документация» можно ознакомиться с документами, хранящимися в системе, а так же настроить разделы и параметры группировки документов. Система позволяет хранить различные виды и типы документов от организационно-распорядительных до интерактивных схем оборудования. Данные документы используются практически во всех окнах редактирования при заполнении данных на вкладке Документы/Файлы.

Структура меню модуля «Документация»

Документы библиотеки

При активации пункта меню Документация «Документы библиотеки» открывается интерфейс Файлы библиотеки:

Интерфейс "Файлы библиотеки"

Все документы библиотеки сгруппированы по разделам библиотеки. При курсоре, установленном в левой верхней панели на каком-либо разделе библиотеки, в правой верхней панели отображаются документы библиотеки, относящиеся именно к этому разделу. При курсоре, установленном на документе библиотеки, в панели Предварительный просмотр отображается рисунок из прикрепленного файла.

Расположение панелей Категории, Предварительный просмотр можно изменить. Панели Категории и Предварительный просмотр могут быть закрыты по крестику в названии панели. Если закрыть панель Категории, то документы библиотеки будут отображаться без разбиения по группам. Интерфейс "Файлы библиотеки", вкладка "Общие"На вкладке Общие отображаются поля:

  • Архивный номер – заполняется вводом значения вручную.
  • Код – содержит порядковый номер записи. При добавлении новой записи значение поля формируется автоматически, значение может быть скорректировано вручную.
  • Наименование – содержит наименование документа библиотеки, заполняется вводом значения с клавиатуры.
  • Файл – по Enter вызывается окно =Открыть= для выбора файла, выбор файла производится по Enter, при этом к текущему документу прикрепляется существующий файл, его название отображается в поле Файл.
  • Раздел – заполняется выбором значения из каталога Разделы библиотеки
  • Вид – заполняется выбором значения из каталога Виды документов
  • Действует с, Действует по – срок действия документа заполняется вручную или выбором значения из календаря
  • Место хранения – определяет место хранения прикрепленного файла. Заполняется выбором значения из выпадающего списка, возможные значения: База данных, Файловая система.
  • Описание – в мемо-поле вводится дополнительная информация.
  • Дата создания, Дата изменения, Создан пользователем, Изменен пользователем – значения в данных полях заполняются автоматически, недоступны для редактирования. На вкладке Предварительный просмотр отображается картинка из файла, прикрепленного к документу.

Виды документов

Данный каталог используется при ведении документов Документация Документы библиотеки.

При активации пункта меню Виды документов открывается интерфейс =Вид документа библиотеки= с атрибутами Код, Наименование

Интерфейс "Вид документа библиотеки"

Переход в режим редактирования текущей записи осуществляется по Enter

Интерфейс "Вид документа библиотеки", окно редактирования

Экранная форма содержит следующие поля:

  • Код – содержит порядковый номер записи каталога. При добавлении новой записи значение поля формируется автоматически, значение может быть скорректировано вручную.
  • Наименование – содержит наименование вида документа, заполняется вводом значения с клавиатуры.
  • Вышестоящий – значение выбирается каталога, используется при построении иерархии.

При выборе значения реализована проверка: если в качестве вышестоящего выбирается текущая запись, то в момент сохранения записи будет выдано сообщение: «Нельзя выбрать самого себя в вышестоящие». Запись будет невозможно сохранить, пока не будет установлено корректное значение.

На вкладке Нижестоящие добавляются значения из каталога (может быть выбрано более чем одно значение). Введенные данные используется при построении иерархии. При выборе значения реализована проверка: нельзя выбрать в нижестоящие текущую запись, для которой выбираем нижестоящие.

Разделы библиотеки

Данный каталог используется при ведении документов Документация Документы библиотеки для группировки данных в панели Категории

Каталог разделов библиотеки

Переход в режим редактирования текущей записи осуществляется по Enter.

Каталог разделов библиотеки, редактирование

Экранная форма содержит следующие поля:

  • Код – содержит порядковый номер записи каталога. При добавлении новой записи значение поля формируется автоматически, значение может быть скорректировано вручную.
  • Наименование – содержит наименование раздела библиотеки, заполняется вводом значения с клавиатуры.
  • Вышестоящий – значение выбирается каталога, используется при построении иерархии.

При выборе значения реализована проверка: если в качестве вышестоящего выбирается текущая запись, то в момент сохранения записи будет выдано сообщение: «Нельзя выбрать самого себя в вышестоящие». Запись будет невозможно сохранить, пока не будет установлено корректное значение.

  • Путь – указывается путь, где хранятся файлы раздела, актуально, если выбрано место хранения Файловая система файлы прикрепляются в Документе библиотеки.
  • Дата создания, Дата изменения, Создан пользователем, Автор изменения – значения в данных полях заполняются автоматически, недоступны для редактирования.

На вкладке Файлы раздела отображаются файлы, прикрепленные в Документе библиотеки к данному разделу.

Для каждого файла отображаются атрибуты: Файл, Место хранения, Создан пользователем, Дата создания, Изменен пользователем, Дата изменения, Категория.

На вкладке Нижестоящие добавляются значения из каталога (может быть выбрано более чем одно значение). Введенные данные используется при построении иерархии. При выборе значения реализована проверка: нельзя выбрать в нижестоящие текущую запись, для которой выбираем нижестоящие.