Модуль «Управление договорами»

В модуле «Управление договорами» системы Галактика ERP является центральным модулем всей системы. «Управление договорами» это сердечник, на котором строятся взаимосвязи модулей системы, обеспечивая синергию, при которой суммарная отдача отдельных модулей, интегрированных через Управление договорами, намного выше чем суммарная эффективность каждого модуля в отдельности.

Модуль «Управление договорами» обеспечивает накопление и обработку всей информации взаимоотношений с контрагентами, гарантирует тщательное составление договора и всех его приложений и изменений, а затем окажет содействие в точном исполнении обязательств и урегулировании разногласий.

Функционал

Модуль «Управление договорами» предназначен для автоматизации бизнес-процедур, связанных с заключением, исполнением и учетом договоров и контрактов.

Модуль используется для автоматизации договорной деятельности во многих отраслях промышленности, транспорта, торговли и т. д. Если работа предприятия реализована не по договорной схеме, «условный» договор по контрагенту может служить в качестве отправной точки при планировании хозяйственной деятельности в сфере закупок, поставок и платежей, а также для контроля их исполнения.

Он помогает:

• скоординировать действия менеджеров всех служб предприятия;
• получать оперативную информацию о состоянии любого из договоров;
• не запутаться в многочисленных изменениях и дополнениях договоров.

Возможности модуля

• Учет заключенных договоров, в том числе рамочных, направленных на осуществление деятельности компании.
• Конкретизация рамочных договоров путем формирования спецификаций или периодического заключения дополнительных соглашений, которые уточняют взаимоотношения сторон на определенный период.
• Формирование календарных планов поставки товаров, услуг и платежей.

При этом выполняется расчет потребности в единицах подвижного состава и транспортных средствах, формируются счета на оплату, в том числе на предоплату, за товары и услуги по транспортировке. Возможна отгрузка товаров ж/д и автотранспортом с формированием сопроводительных документов. При этом определяются приоритеты отгрузок, формируются распоряжения на отгрузку, разнарядки, накладные на отпуск.

• Организация транспортировки и формирование платежных документов.
• Учет расчетов по договорам, в т.ч. векселями и ценными бумагами.
• Расчет штрафов за нарушение условий и сроков отгрузки и оплаты.
• Составление исковых заявлений по договорам на взыскание долга и уплату пени, а также регистрация решений суда по искам.
• Формирование отчетности и проведение окончательных расчетов.

На этом этапе осуществляется учет выполнения наряд-заказов (на основе товарно-сопроводительных документов), формируются платежно-расчетные документы для оплаты услуг по транспортировке, контролируется дебиторская и кредиторская задолженности, анализируется состояние взаиморасчетов. Для этого используются акты сверки взаиморасчетов, в которых фиксируются объемы отгруженных товаров и расходы на транспортировку в стоимостном выражении, суммы платежей, суммы оказанных услуг, наличие задолженности.

Контроль и отчетность

Модуль «Управление договорами» оснащен широким перечнем отчетов, позволяющих осуществлять как оперативный контроль за исполнением конкретных договоров, так и мониторинг состояния большого перечня исполняемых договоров с использованием гибких фильтров и настроек, чтобы по заданным индикаторам выявить отклонения от нормального хода исполнения договора.

Отчеты модуля «Управление договорами» организованы в группы по определенной тематике и функциональности.

Группа отчетов Реестры документов включает реестры договоров, наряд-заказов, распоряжений на отгрузку и др.

Гибкая система настроек и фильтров позволяет получать исчерпывающую информацию в различных разрезах, за любой период и с разными уровнями детализации. Каждый пользователь системы может создать собственный набор настроек для отчетов. При этом все настройки сохраняются в базе данных и могут быть применены как пользователем, их создавшим, так и другими пользователями.

Каждый реестр документов является интерактивным: предварительный просмотр отчета перед отправкой его на печать позволяет, при необходимости и при наличии соответствующих прав доступа, корректировать первичные документы, на основании которых были получены данные для отчета.

Группа отчетов Исполнение договоров включает перечень отчетов, позволяющих получить исчерпывающую информацию о текущем состоянии и ходе исполнения договоров

Итоговый отчет об исполнении договоров содержит информацию об объемах взаимных отгрузок/поставок и размерах платежей за период. Позволяет сравнить запланированные объемы с фактическими. При этом плановые показатели определяются на основании календарных планов к договорам, а фактические — из проведенных накладных и платежных документов.

Товарные и финансовые части (отчеты) об исполнении договоров.
Содержат информацию только об объемах взаимных отгрузок/поставок или только о размерах платежей. Эти отчеты также позволяют сравнить плановые и фактические показатели.

Модуль «Управление договорами» включает в себя более 50 отчетов, позволяющих анализировать исполнение договоров с разных сторон, в разных плоскостях, и с различной степенью детализации.