Модуль «Управление бюджетом»

Модуль «Управление бюджетом» системы Галактика ERP служит для автоматизации управления финансовыми ресурсами на следующих этапах:

формирование планового бюджета и программное моделирование его вариантов;
согласование бюджета и его утверждение;
формирование фактических данных исполнения бюджета;
анализ исполнения планового бюджета и причин отклонения;
внесение корректировок в утвержденный бюджет;
пересмотр показателей бюджета при существенном изменении внешних факторов.

На каждом из этапов система бюджетного управления решает задачи, критические для данного этапа.

Этап планирования бюджета в модуле Управление бюджетом

На этапе составления планового бюджета система обеспечивает возможность формировать плановые показатели бюджетных статей различными способами. Для этого используются как внутренние, так и внешние источники данных:

На основании статистических данных и показателей внешних систем, а также экспертных оценок. В качестве статистических данных внешних систем могут быть использованы публичные данные государственных органов статистики, данные статистических исследований, данные прошлых периодов внешних систем. К экспертным данным относятся оценочные значения показателей, сформированные как внешними экспертами, так специалистами-экспертами организации. Подобные данные вводятся в систему вручную, либо импортом с использованием функционала модуля обмена бизнес-документами.
На основе плановых и фактических данных бюджетов прошлых периодов с поправкой на динамику внешнего фактора. Система позволяет на основании плановых и фактических данных бюджетов прошлых периодов формировать плановые показатели бюджета с использованием поправочных коэффициентов, таких как ожидаемый индекс инфляции, ожидаемый индекс стоимости энергоносителей, накопленные показатели по сезонному колебанию спроса и цен. Для этого модуль бюджетирования позволяет создавать сценарии колебания внешних факторов, которые могут быть использованы при расчете плановых значений статей бюджета в различных комбинациях.
На основании внесенных в систему обязательств компании перед контрагентами и контрагентов перед собственной компанией. Модули системы Галактика ERP содержат данные по календарным планам платежей и отгрузкам продукции (финансовые и товарные ПКП), календарные планы-графики получения и погашения кредитов и займов (календарные план-графики), которые могут использоваться для формирования плановых показателей статей бюджета.
Расчетным способом. Плановые значения статей бюджета могут быть рассчитаны по формулам на основании значений других показателей бюджета. Примерами таких статей могут служить прибыль, налоги, статьи, связанные с движением денежных средств.

На этапе планирования бюджета система позволяет создавать несколько вариантов одного и того же бюджета в зависимости от примененных сценарных условий. Любой из этих вариантов может быть использован в качестве основной модели для этапа согласования бюджета.

Этап согласования и утверждения бюджетов

Согласование бюджета может проходить в несколько итераций. Варианты бюджетов, которые были созданы в результате внесения корректировок, хранятся в модуле «Управление бюджетом». Там при необходимости может быть проведен сравнительный анализ внесенных изменений. Результирующим этапом согласования бюджета является его утверждение заинтересованными сторонами. В результате этого окончательному варианту бюджета присваивается соответствующий статус.

Пример варианта согласования бюджета:

формирование бюджета в подразделениях;
автоматическая агрегация данных в финансовом управлении;
получение глобальных критических показателей и корректировка данных по подразделениям на их основе;
исправление показателей по подразделениям с учетом урезания расходов в целом;
согласование скорректированного варианта в подразделениях;
сравнение финансовых данных в подразделениях и корректировка целей и задач согласно актуальным финансовым данным.

Формирование фактических данных исполнения бюджета

В качестве источников формирования данных могут использоваться:

бухгалтерские данные системы Галактика ERP.

Чтобы показатели из программы попадали в модуль «Управление бюджетом», необходимо настроить фактические показатели бюджета в рамках обработки бухгалтерской информации. Например, фактическое значение статьи «НДС, к перечислению в бюджет» может быть задано формулой: = Сальдо на начало 68 счета + Обороты по Кредиту 68 счета — Обороты по Дебету 68 счета;

оперативные данные системы Галактика ERP.

В программе планирования можно разделять оперативные и бухгалтерские документы по показателям бюджета. В зависимости от построения бизнеса конкретной компании, подобную разноску оперативной и бухгалтерской информации может осуществлять как сотрудник финансовой службы, так и бухгалтер.

Имеется возможность ручного введения данных по некоторым статьям бюджета или подразделениям.

Анализ исполнения бюджета

Модуль «Управление бюджетом» позволяет сравнивать результаты фактического исполнения бюджетов по статьям с любым вариантом планового бюджета текущего периода, а также с плановыми бюджетами прошлых периодов. Сравнительный анализ позволят получить отклонения в абсолютных и относительных величинах, с детализацией по статьям бюджета и любым вариантам аналитических разрезов, заложенных в статьях бюджета.

Внесение корректировок в утвержденный бюджет

Корректировка бюджета актуальна в случае резкого отклонения динамики поправочных коэффициентов, заложенных в модель бюджета, либо по другим причинам. Корректировки по некоторым статьям возможны методом скользящего планирования. После проведения корректировки существует возможность сверки изначального бюджета и окончательного его варианта.

Модуль «Управление бюджетом» предоставляет клиентам широкие возможности по управлению процессом формирования бюджета:

автоматическое формирование плановых бюджетов по предварительно настроенным алгоритмам, в том числе консолидация бюджетов;
согласование бюджетов в автоматическом режиме, хранение истории согласования;
планирование нескольких вариантов одного бюджета по различным сценариям колебания индикативных факторов;
индивидуальная и групповая настройка аналитических признаков статей бюджетов, последующее представление бюджета в заложенных аналитических разрезах;
агрегация бюджета может осуществляться как по организационной структуре предприятия, так и произвольным образом в соответствии с используемыми настройками;
представление бюджета для подразделений и отдельных пользователей может настраиваться в соответствии с правами доступа к информации и требованиями по ее представлению индивидуально для каждого элемента организационной структуры и каждого отдельного пользователя;
путем настройки взаимосвязей статей бюджетов возможно распределение значений статей одного бюджета по статьям другого бюджета.