Как «разморозить» запасы?

Как обеспечить мониторинг, контроль и анализ динамики и структуры запасов предприятия, загрузки складов, полноты ассортимента товаров? Как в этом могут помочь системы поддержки принятия решений класса Business Intelligence? Рассказывает руководитель центра поддержки и консалтинга управления разработки компании «Топ Софт» Игорь ШАТОХИН:

– Порядок на предприятии, как известно, начинается с учета. А один из популярных аргументов в пользу внедрения учетных систем как раз и заключается в возможности снизить с их помощью сверхнормативные запасы. На большинстве белорусских предприятий учет складских запасов уже автоматизирован. Читатель может поинтересоваться: в чем тогда смысл «апгрейда» системы управления запасами с помощью технологии BI?

Гораздо важнее – внутренний эффект: повышение качества управления. Предприятие получит возможность не просто периодически проводить разгрузку складов от неликвидов и сверхнормативов, но и в принципе снять с повестки дня эту проблему, оптимизировав сбытовые бизнес-процессы (работу складов, товарооборот на предприятии) и перейдя к современным методам управления запасами («точно вовремя», «торговля с колес» и т.п.).

BI-технологии позволяют решить множество взаимосвязанных проблем, с которыми зачастую сложно, а порой и невозможно справиться обычными средствами.

Например, многие производители постоянно ходят под дамокловым мечом остановки производства и снижения качества продукции из-за нехватки на складке необходимых материалов и комплектующих и постоянных замен одних комплектующих на другие. В итоге срываются поставки, страдают клиенты. Как связать снабжение, производство и сбыт в единый процесс? Другими словами, как сделать, чтобы производство работало только на реальный платежеспособный спрос, а на складе всегда был необходимый и достаточный запас материалов, необходимых для производства?

Другой пример: предприятие, производит ходовые потребительские товары. Часть покупателей приезжает в отдел продаж, что называется, без предупреждения. Чтобы клиент остался довольным и лояльным, его нельзя отпустить без покупки. Как, с одной стороны, избежать замораживания товарных запасов на складе, а с другой – обеспечить хранение на складе необходимого минимума именно тех товарных позиций, за которыми клиенты обратятся в течение одного-двух дней? Здесь речь идет уже не об учете, а о прогнозировании складских остатков.

Еще одна распространенная ситуация. Предприятие обладает большой филиальной и дилерской сетью. Как проследить оборачиваемость товаров по всем удаленным складам, в том числе – региональным?

Технология BI позволяет в реальном времени решать эти и многие другие задачи в области управления запасами. Например, исключить ситуации, когда клиент остался без обещанного товара, который забрал более «расторопный» покупатель. Когда комплектующие, которые накапливаются «про запас», так навсегда запасом и остаются. Когда наиболее ходовые товары и материалы хранятся в самых дальних углах склада. Когда регулярное «замораживание» оборотных средств на складах ведет к постоянному росту себестоимости продукции, снижению прибыли и т.д.

На что следует обратить внимание при выборе BI системы, которую предстоит внедрять в службах, ответственных за управление запасами? По мнению специалистов компании «Топ Софт», прежде всего, такая система должна обладать исчерпывающим набором современных инструментов бизнес-анализа.

Так, метод ABC-анализа позволяет классифицировать запасы по стоимости, наличию и т.п. – и выделять наиболее важные позиции хранения для регулирования процессов их контроля и пополнения. XYZ-классификация по степени однородности запасов – дает возможность анализировать ритмичность внутреннего и внешнего оборота склада или группы складов. FMR-классификация (по объему продаж и характеру их потребления) – размещать товары в зонах хранения в зависимости от спроса, чтобы сделать комплектование заказов максимально быстрым и удобным. Это очень важно для качественного выполнения заказов, улучшения имиджа предприятия в глазах клиентов, укрепления их лояльности. Комплексное применение всех этих методов позволяет выделить наиболее характерные группы запасов и осознано подойти к построению стратегии управления запасами.

В рамках этой стратегии также важны методы анализа и контроля качества запасов, управления уровнем и оборачиваемостью запасов, автоматического обнаружения недостачи и излишка товаров, выявления материалов с максимальной и минимальной скоростью цикла «товар-деньги-товар», поддержки сложной складской инфраструктуры? включающей множество складов и отделов.

Естественно, качественная BI система также должна поддерживать технологию ключевых показателей эффективности (KPI): только постоянный контроль сроков годности и оборачиваемости запасов, неликвидов и сверхнормативов и т.д. дает реальную возможность оптимизировать запасы и снизить затраты на их хранение. Пользователь может легко настроить допустимые границы показателей, а также добавить свои специфические показатели, что обеспечит автоматический мониторинг и контроль запасов во всех необходимых аналитических разрезах.

Информация о хронологии накопления остатков по той или иной товарной позиции покажет регулярность поставок, производства, продаж и степень согласованности между каждым этапом. Таким образом, при помощи системы анализа складских запасов можно контролировать и оптимизировать товарооборот предприятия. BI-cистема поможет рационально распределять ресурсы, снижать затраты и высвобождать оборотные средства для более эффективного ведения бизнеса.

Возможности анализа не должны ограничиваться текущей ситуацией. Использование современных инструментов добычи данных (Data Mining) позволяет строить наиболее вероятные прогнозы будущего состояния запасов и вовремя принимать решения об их пополнении. А моделирование в реальном времени по принципу «что если» дает возможность быстро просчитать последствия тех или иных решений.

Использование BI-технологий помогает отечественным предприятиям своевременно выявлять «проблемные места» в структуре запасов и операций с ними, анализировать тенденции спроса и динамику изменения основных показателей, выстраивать эффективную систему управления запасами, избегать финансовых потерь и «замораживания» оборотных средств, обеспечивать прибыльную работу предприятия в целом.

Опубликовано: «Белорусы и рынок» 18.11.2013, №45