Тенденцией последних лет стал переход документооборота организаций с бумажного в электронный формат. Для облегчения такого перехода разработана и соответствующая законодательная база. В частности, в Беларуси приняты закон «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (28 декабря 2009 г. N 113-З), Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь (19 января 2009 г. № 4) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» и Указ Президента Республики Беларусь от 4 апреля 2013 г. № 157.
Компания «Топ Софт» как ведущий отечественный ИТ-консультант выбрала для своих клиентов наиболее перспективную и динамично развивающуюся платформу электронного документооборота – DIRECTUM. Используя преимущества DIRECTUM и собственный 25 летний опыт создания информационных систем, мы разработали собственное решение, учитывающее специфику белорусского рынка. «Галактика ЕСМ на платформе DIRECTUM» может как интегрироваться с продуктами «Галактика», создавая единое информационное пространство предприятия, так и самостоятельно обеспечивать автоматизацию всех задач документооборота организации.
«Галактика ЕСМ на платформе DIRECTUM» – отечественная система управления корпоративным информационным контентом (Enterprise Content Management). Ее функциональные возможности позволяют построить для каждого предприятия собственную систему электронного документооборота, а так же повысить управляемость всех бизнес-процессов.
DIRECTUM
Используемая СУБД – Microsoft SQL Server, хорошо себя зарекомендовавшая у пользователей «Галактики ERP».
Система имеет собственный язык разработки – IS-Builder. Этот современный, предметно-ориентированный инструмент отвечает за создание новой функциональности системы. С его помощью можно реализовать интеграционные решения «Галактики ЕСМ на платформе DIRECTUM» с любыми информационными системами, уже функционирующими на предприятии. IS-Builder позволяет предприятию получить готовую систему, которая уже учитывает и сложившиеся традиции документооборота, и новые требования к ЕСМ-системе.
При создании интерфейса системы учитывались последние тенденции эргономики в области создания базовых офисных приложений (например, MS Office). Таким образом, интерфейс стал интуитивно понятным для обычного пользователя, увеличилась скорость освоения программы. В «Галактике ЕСМ на платформе DIRECTUM» можно работать через windows-приложение, или web-интерфейс, или с помощью мобильных устройств.
Базовый модуль системы – управление электронными документами. Именно в нем пользователи создают новые и работают с уже существующими документами. Для каждого документа хранится его полная история: с момента попадания в систему и до его удаления, включая историю работы с версиями и стадиями жизненного цикла документа. Безопасность работы в системе поддерживается гибкими настройками прав доступа, а так же механизмами ЭЦП и шифрования. А за счет использования поиска одновременно по реквизитам карточек и по тексту — в разы сокращается время поиска документа.
Второй ключевой модуль системы обеспечивает управление деловыми процессами. В нем решаются вопросы автоматизации работы сотрудников в соответствии с бизнес-процессами организации. Это может быть согласование документов, совместная работа над проектом или отработка внутренних стандартов предприятия.
Канцелярия. Решение полностью соответствует белорусскому законодательству (включая ведение номенклатуры дел, журналов регистрации и работу с архивами). Оно органично вписывается в работу канцелярии предприятия, позволяя контролировать планируемую и фактическую работу по каждому документу.
Система автоматизации документооборота «Галактика ЕСМ на платформе DIRECTUM» уменьшает затраты предприятия на бумагу и расходные материалы, сокращает время на согласование и исполнение документов, обеспечивает контроль за безопасным доступом к конфиденциальной информации и повышает исполнительскую дисциплину сотрудников.