Руководитель центра поддержки и консалтинга управления разработки ПО компании «Топ Софт», кандидат технических наук Игорь ШАТОХИН:
– Функциональные возможности системы «Галактика BI Запасы» позволяют обеспечить принятие управленческих решений на основе мониторинга ключевых показателей эффективности и расширенного анализа структуры и динамики запасов.
Контроль и анализ структуры и свойств запасов на складах, в строительстве, производстве, консигнации – важнейшая задача управления деятельностью компании. Успешность сбытовых и производственных бизнес-проектов во многом зависит от грамотного и эффективного управления запасами, своевременного их пополнения и поддержания на необходимом уровне.
Помочь в решении таких задач может система «Галактика BI Запасы», которая относится к классу решений для интеллектуальной поддержки управления бизнесом.
Эта система позволяет проводить мониторинг, контроль и анализ динамики и структуры запасов, тенденций и временной динамики, классификацию запасов на группы, осуществлять контроль за сроками годности, оборачиваемости, уровнем неликвидов и сверхнормативов. Владение этой информацией позволяет избежать финансовых потерь и замораживания оборотных средств и тем самым повысить эффективность работы компании.
Возможности, которые дает система:
- руководителям предприятий – оперативный контроль состояния ключевых показателей запасов, эффективности работы сбытовых подразделений и отдельных менеджеров;
- руководителям сбытовых и производственных подразделений – получение информации о запасах и показателях их эффективности;
- менеджерам по работе с запасами – инструментарий контроля состояния запасов, анализа и своевременного реагирования на изменение спроса, исследования состояния запасов, их сегментирования, выявления тенденций и отклонений, формирования правил работы с запасами;
- специалистам ИТ-подразделений – возможность выявления тенденций в данных (построение Data-mining моделей), разработки новых карт показателей и отчетов по запросам руководителей предприятия и сбытовых подразделений.
Мониторинг ключевых показателей эффективности запасов позволяет контролировать:
- уровень запасов по методу «минимакс»;
- возраст запасов;
- качество/эффективность операций с запасами;
- диверсификацию запасов или изменение ассортиментного перечня;
- оборачиваемость запасов;
- ритмичность отпуска, пополнения;
- показатель эффективности запасов;
- динамику размера операции к предыдущему периоду.
При внедрении системы «Галактика BI Запасы» пользователь сам решает, какие из ключевых показателей эффективности ему полезны и необходимы. Для этих показателей достаточно настроить допустимые границы, что позволит контролировать данные показатели во всех аналитических разрезах. Возможно также добавление и своих специфических показателей.
Анализ запасов предусматривает детальное изучение данных о запасах предприятия в различных аспектах. Объекты анализа – объемы запасов по категориям товаров, местам хранения и материально ответственным лицам за различные временные периоды. Основная задача – выявление тенденций в динамике показателей.
Анализ запасов проводится по следующим направлениям:
- повышение доступности запасов;
- использование FMR-анализа для сегментации запасов. В зонах хранения товар сортируется в соответствии с современной FMR-классификацией, то есть в зависимости от спроса на определенную категорию товара. Группа F (fast) размещается таким образом, чтобы сделать комплектование заказов максимально быстрым и удобным. Далее следуют зоны M (medium) и R (rare), включающая в себя редко запрашиваемые позиции. «Галактика BI Запасы» позволяет автоматически строить подобные классификации и анализировать запасы;
- поддержка корпоративной складской инфраструктуры;
- обеспечивается возможность анализа сложных иерархически организованных структур, включающих множество складов и их отделов, что характерно для корпоративных структур, объединяющих несколько складских комплексов. «Галактика BI Запасы» обеспечивает гибкий анализ как внутренних оборотов и движения запасов, так и внешних, а также сравнение данных операций в абсолютных и относительных величинах;
- анализ структуры запасов. АBC-анализ – для сегментации запасов по их стоимости, наличию или степени важности позиции хранения для сосредоточения контроля именно на них, XYZ-анализ – ритмичность запасов с возможностью выделения по отдельности внутренних и внешних оборотов склада или группы складов;
- выработка стратегий управления запасами. Проводится многопозиционная классификация запасов в результате использования ABC-, XYZ- и FMR-классификаций, что дает возможность выделять наиболее характерные группы запасов и более осознанно подходить к выбору методов управления уровнем запасов в данных группах.
Оценка эффективности управления запасами
Эффективность управления товарными запасами оценивается по двум коэффициентам: реализации и предложения товара. Коэффициент реализации показывает, какая часть товарных запасов была реализована за период, а коэффициент предложения – какую часть из периода товар предлагался покупателям.
Система «Галактика BI Запасы» предоставляет набор типовых карт показателей, позволяющих проводить следующие виды анализа запасов:
Общий и детальный анализ представляет собой оценку выбранного пользователем показателя запасов, отнесение к определенному рангу, разряду. Данный анализ позволяет распределить объекты по степени надежности, важности для предприятия.
Хронологический анализ отражает динамику изменения структуры запасов предприятия в течение длительных промежутков времени, позволяет провести сравнение за различные временные периоды.
ABC-анализ группирует объекты по степени их влияния на общий результат. ABC-классификация строится на основании принципа Парето («правило 20/80» – надежный контроль 20% позиций позволяет на 80% контролировать систему).
XYZ-анализ группирует объекты по степени однородности показателя (коэффициенту вариации), что позволяет анализировать и прогнозировать стабильность тех или иных бизнес-процессов. Кроме того, система позволяет проводить интегрированный ABC (XYZ)-анализ, который помогает вырабатывать стратегию управления запасами на основе сразу нескольких классификаций.
FMR-анализ группирует объекты по частоте операций и движения запасов, что позволяет еще более точно детализировать стратегию управления запасами.
Сравнительный анализ изменений в абсолютных и относительных величинах, а также структурных изменений за различные периоды.
Структурный анализ основных показателей в различных аналитических разрезах.
Возраст запасов в различных аналитических разрезах.
Годность запасов по срокам в различных аналитических разрезах.
Эффективность запасов – интегрированный показатель, позволяет увидеть обобщенную оценку эффективности управления запасами.
Ключевые показатели эффективности запасов — содержат основные ключевые показатели относящихся к контролю запасов, могут быть интегрированы в общую систему сбалансированных показателей (Balanced Scorecard).
Использование системы «Галактика BI Запасы» позволяет добиться таких результатов, как:
- оперативное получение достоверной информации о запасах предприятия и показателях их эффективности;
- своевременное выявление проблемных мест в структуре запасов и операций с ними;
- принятие выверенных управленческих решений на основе анализа ритмичности запасов и мониторинга динамики изменения основных показателей эффективности запасов;
- построение эффективной системы управления запасами. Инструменты анализа запасов позволяют выделить группы товаров, мест хранения или материально ответственных лиц, имеющих максимальные и минимальные объемы запасов, оценить их структуру, классифицировать по мере востребованности. Тем самым можно равномерно распределять запасы на предприятии и эффективно управлять товарным ассортиментом;
- используя богатые визуальные возможности встроенного дизайнера – «Бизнес-монитора», можно создавать приборные панели и карты показателей, наглядно отражающие специфику ключевых показателей эффективности предприятия.
Опубликовано: «Белорусы и Рынок» №45 от 26.11.12, стр 23