Кадровый отдел выполняет много рутинных задач по работе с персоналом. Многие из них связаны с ведением обширной документации и требуют внимательности и скрупулезности в работе. К такой «бумажной» работе относится и процесс составления графиков отпусков сотрудников. В рамках одного документа необходимо учесть такие факторы, как:
- льготные категории граждан, имеющих первоочередное право на предоставление отпуска;
- влияние массовых отпусков на производительность компании;
- невозможность одновременного выхода в отпуск руководителя и его заместителя;
- право работника на ежегодный отдых и др.
Составление графика отпусков с ошибками или нарушениями законодательства влечет за собой серьезные штрафные санкции со стороны контролирующих органов. Сегодня возможности информационных технологий позволяют оптимизировать большинство бизнес-процессов компании, в том числе и кадровых. Автоматизация процессов планирования и предоставления отпусков не только исключает человеческий фактор при расчете данных, но и в целом значительно сокращает время на составление документов, позволяя сотрудникам сосредоточить усилия на более важных рабочих моментах.
Как составить график отпусков в системе Галактика HCM?
Составление графиков отпусков сотрудников начинается всегда с расчета рабочих периодов. В системе Галактика HCM рабочие периоды рассчитываются несколькими способами:
- персональный расчет для одного сотрудника;
- расчет периодов для перечня сотрудников;
- автоматический расчет рабочего периода (система самостоятельно рассчитает период после утверждения приказа о приеме на работу, назначения внутреннего совмещения или совместительства).
После этого можно приступать к расчету отпусков, которые полагаются сотрудникам в их рабочих периодах: отпуска, назначенные в соответствии с должностью, персональные отпуска, остатки отпусков за предыдущие периоды). Каждому сотруднику на выделяется определенное количество отпусков на рабочий период. Сюда включаются и дополнительные отпуска, которые учитываются отдельно: за выслугу лет, за работу по контракту и другие. До того, как формировать план-график отпусков в системе, нужно составить перечень полагающихся отпусков.
Теперь можно заняться составлением графика отпусков. В системе доступны два варианта:
- самостоятельно составить график отпусков. Для этого достаточно выбрать сотрудника и указать для него дату планового начала отпуска и количество выделенных дней;
- автоматически составить график.
В обоих случаях программа опирается на данные из справочника рабочих периодов.
Дополнительные возможности для составления графика отпусков
Система имеет дополнительную функциональность для удобной работы с графиками отпусков сотрудников:
- определить остаток отпусков по каждому сотруднику, то есть отпуска, которые не были предоставлены в прошлом рабочем периоде;
- отозвать сотрудника из отпуска;
- компенсировать не предоставленный ранее отпуск.
Преимущества системы
Благодаря применению платформенных решений процесс планирования отпусков для кадрового отдела существенно упрощается независимо от формы и масштабов предприятия. В число преимуществ системы «Галактика HCM» входят:
- гарантия корректного заполнения документов;
- сокращение временных затрат на согласование и утверждение графиков;
- автоматическое отслеживание течения отпускного периода;
- формирование различных видов отчетов по каждому сотруднику;
- отсутствие необходимости вводить данные о сотрудниках вручную.
Снятие дополнительной ответственности за документальное оформление отпусков, возложенной на HR-специалистов, позволяет им сконцентрироваться на обучении и развитии персонала, не отвлекаясь на бумажную работу.