Управление персоналом

Согласование приказов по штатному расписанию в системе Галактика ERP

В системе Галактика ERP реализован механизм согласования приказов по штатному расписанию.

В модуле Настройка в главном меню Настройка введены функции:

• Шаблоны маршрутов согласования — для определения маршрута согласования для приказов по ШР. С помощью данной функции в т.ч. определяются системные статусы документов, которые будут устанавливаться в зависимости от того, на каком этапе согласования находится документ; определяются права согласующих на осуществление определенных действий.
• Группы согласующих сотрудников — для создания перечня групп согласующих сотрудников.
• Настройка уведомлений пользователей при согласовании — для настройки рассылки уведомлений пользователям, участвующим в согласовании.
• Скрипты для условий шаблонов согласования — для создания пользовательских скриптов, которые можно выбрать в качестве условия в шаблонах согласования.

В модуле Управление персоналом в список Приказов по штатному расписанию добавлена локальная функция Согласование (Alt+O) — позволяет инициировать процедуру согласования оформленного приказа, согласовать или вернуть на доработку документ, находящийся на согласовании. Функция Согласование доступна, только если имеется активный шаблон согласования для приказов по ШР. При вызове данной функции открывается окно маршрута согласования. В зависимости от текущего статуса приказа, роли пользователя и настроек шаблона в окне маршрута доступны различные действия.

Если приказ находится в статусе «не утвержден«, то перед выполнением функции осуществляется проверка корректности оформления приказа, оформленный с ошибками приказ невозможно отправить на согласование. Если данные в приказе корректны, то открывается окно маршрута согласования с перечнем этапов согласования. Если для документа создано несколько шаблонов маршрута согласования, то предварительно открывается окно выбора шаблона.

После передачи документа на согласование в соответствии с произведенными настройками в списке приказов меняется системный статус, документ блокируется от модификации и отправляются почтовые уведомления одному или нескольким сотрудникам данного этапа.

Если приказ находится в статусе «на согласовании«, то с помощью локальной функции Согласование можно посмотреть процесс согласования с этапами и историей согласования документа (в т. ч. отображается изменение статусов). Текущий этап выделяется жирным шрифтом. Пользователь, являющийся согласующим, может как согласовать документ, так и отправить на доработку с указанием причины возврата. Как только сотрудник согласовал документ, происходит переход на следующий этап, и следующему сотруднику (сотрудникам) приходит уведомление по почте. Если согласующий сотрудник отправляет документ на доработку, то документ становится доступным для редактирования, а маршрут согласования ожидает действий ответственного за документ.

Если приказ находится в статусе «на доработку«, то ответственный за документ устраняет указанные замечания и возвращает документ на согласование (продолжение согласования или сначала). При возврате на согласование проверяется, не поменялся ли список этапов. Если поменялся, то система запрещает продолжение согласования и предлагает начать сначала или отменить процесс согласования.

Если в шаблоне маршрута согласования для этапа предусмотрена возможность дополнительного согласования, то согласующий на данном этапе может отправить документ на дополнительное согласование выбранным сотрудникам. После этого отправивший на согласование может осуществить отзыв с дополнительного согласования. При этом согласование возвращается согласующему на этапе, а дополнительным согласующим, еще не согласовавшим документ, отправляется соответствующее письмо. После возврата с дополнительного согласования у согласующего на этапе появляется возможность повторить дополнительное согласование. При этом результаты предыдущего дополнительного согласования сбрасываются и осуществляется повторная отправка на дополнительное согласование тем же лицам. При дополнительном согласовании для всех согласующих доступно параллельное (независимое друг от друга) согласование. После того как все дополнительные согласующие проставили свои отметки, согласование возвращается на этап, с которого было отправлено на дополнительное согласование.

Шаблон маршрута согласования позволяет предоставить возможность согласующему отказать в согласовании. При отказе от согласования статус приказа принимает значение согласно настройкам шаблона маршрута.

После завершения согласования системный статус приказа принимает значение «согласован«. Для приказа в этом статусе доступна локальная функция Утвердить.

Ответственный за документ может отозвать приказ с согласования в любой момент до завершения согласования. Документ переходит в статус «на доработку«, а все уже выполненные согласования аннулируются.

Эргономика приказа о приеме на работу в системе Галактика ERP

В модуле Управление персоналом изменена эргономика окна редактирования приказа о приеме на работу, оформление которого осуществляется с помощью функций Документы > Прием на работу или Документы > Все приказы по персоналу с последующим выбором РПД-1 — «Прием на работу«. Вместо нижних вертикальных панелей с полями и экранными кнопками приказ содержит справа панель с разделами, представленными списком в иерархическом виде (см. рисунок ниже).

В утвержденном приказе разделы отображаются в сокращенном варианте.

При установке курсора на наименование раздела в панели справа отображается анкетная или списочная форма для просмотра или ввода информации по выбранному разделу.

В разделе Основные данные указывается следующая информация: вариант оформления приказа, основание; Ф.И.О. и дата рождения; подразделение, должность, количество занимаемых ставок и табельный номер; данные о договоре. Изменен способ формирования списка незанятых табельных номеров, который позволяет безошибочно назначать принимаемому сотруднику свободный табельный номер. Такой отчет формируется с помощью кнопок, расположенных справа в поле Табельный номер, или в статусной строке, или по клавише F4.

В разделе Условия труда часть полей заполняется автоматически, если прием на работу осуществляется на должность «по ШР«. Для установки районного коэффициента из вредных условий труда предназначено поле Процент в группе полей Районный коэффициент.

Условия труда > Доплаты — здесь вносятся надбавки/доплаты, могут быть заполнены автоматически при выборе должности сотрудника, если в штатном расписании была назначена надбавка для этой должности (в этом случае для доплаты отображается признак «ШР«).

Условия труда > Отпуска — в данном подразделе осуществляется привязка персональных. При утверждении приказа о приеме на работу автоматически создается рабочий период и формируются полагающиеся отпуска.

Условия труда > Стажи — система обеспечивает хранение всей истории трудовых, страховых и т. п. стажей, сведения можно вносить непосредственно в процессе оформления приказа или же при заполнении соответствующего раздела картотеки сотрудников, где будет осуществляться более детальное наполнение всей необходимой информацией.

Условия труда > Предыдущие места работы — позволяет ввести в соответствующий раздел картотеки данные о предыдущих местах работы сотрудника.

Условия труда > Дополнительные условия — аналогичен подразделу Примечание (см. ниже), может использоваться для внесения дополнительных сведений об условиях приема на работу.

Данные по сотруднику — указывается национальность, гражданство, место регистрации сотрудника (при оформлении повторного трудоустройства адрес заполняется автоматически). При утверждении приказа информация о гражданстве и национальности переносится в общие сведения карточки сотрудника.

Данные по сотруднику > Документы — вносится информация о документах, необходимых при приеме на работу. Подраздел представляет собой окно редактирования документов сотрудника.

Данные по сотруднику > Образование — в данном подразделе вносится информация об образовании сотрудника.

Данные по сотруднику > Компетенции — при создании приказа о приеме на работу и выборе ставки штатного расписания в приказ копируются компетенции из выбранной ставки с нулевыми оценками с целью последующего заполнения конкретными значениями для принимаемого на работу сотрудника.

Данные по сотруднику > Медосмотр — открывается окно профосмотров сотрудника, где вносится информация о прохождении медицинского осмотра.

Примечание — раздел представляет собой мемо-поле для ввода комментария к приказу по сотруднику (любой текстовой информации с неограниченным количеством символов) или «подшивки» произвольного документа (например, письма с запросом о переводе).