Для пользователей РБ

Электронные накладные

В Республике Беларусь на смену классическим бумажным товарно-транспортным и товарным накладным постепенно приходят электронные. Новый метод обмена документами значительно упрощает и ускоряет процесс товарооборота. Следует понимать, что работу с электронными накладными должны поддерживать учетные системы и поставщика, и покупателя.

В модуле Управление сбытом предусмотрена операция Импорт/экспорт > ЭДО сопроводительных документов.

Функционал импорта позволяет обрабатывать в системе электронные накладные поставщика, полученные в XML-формате. По кнопке [Загрузить из каталога импорта] осуществляется загрузка файлов накладных из указанного каталога для импорта. Предварительно следует отметить необходимые позиции в окне выбора входящих документов. При обнаружении ошибок в ходе импорта будет выдан подробный протокол.

После успешной загрузки накладные отображаются в нижней панели на вкладке «Входящие документы». Просмотреть их содержание можно по кнопке в столбце Номер документа. Информация о входящем уведомлении доступна в столбце Уведомление.

После загрузки входящих документов необходимо создать по ним накладные на прием МЦ либо обновить существующие в системе накладные на отпуск, если входящий документ является ответом грузополучателя. Для поиска накладных на прием МЦ можно задать критерии по кнопке [Настройка поиска накладных]: по дате / дескриптору / контрагенту / сумме / спецификации / сумме НДС. При получении ответа грузополучателя необходимо обновить информацию в отправленной ранее грузополучателю накладной на отпуск. Для этого следует отметить нужные позиции и нажать кнопку [Обновить накладную на отпуск].

Поиск и обновление накладных можно производить автоматически при загрузке входящих документов из каталога импорта. Для этого предварительно следует установить параметры:

• При загрузке исходной ТТН, ТН: поиск накладной на прием МЦ; создавать накладную на прием МЦ;
• При загрузке ответа грузополучателя: обновлять накладную на отпуск.

Функционал экспорта позволяет сформировать электронные накладные в XML-формате для последующего обмена с помощью сервисов электронного документооборота (EDI-провайдеров).

По кнопке [Экспорт] выбранные накладные экспортируются в указанный каталог, после чего в нижней панели устанавливается одно из значений:

• «+» — при положительном результате в ходе проверки ошибок;
• «О» — если какое-либо поле не заполнено, а указано как обязательное;
• «Э» — документ успешно экспортирован.

Электронные накладные содержат сведения и реквизиты, обязательные для заполнения форм накладных ТТН и ТН на бумажных носителях, а также коды GLN (международный идентификационный код участника хозяйственной операции) и GTIN (глобальный номер торговой единицы), которые предварительно указываются в каталоге организаций (на вкладке «Прочее») и в справочнике матценностей. По кнопке [Идентификационные номера] открывается интерфейс с глобальными идентификационными номерами: «GTIN-номера товаров (продукции)»; «GLN-номера контрагентов»; «GLN-номера пунктов маршрутов».

Также при экспорте электронных накладных во внешнем атрибуте спецификации можно указать код товара, присвоенный покупателем. Эту возможность следует использовать в случае, когда код по тем или иным причинам отсутствует, а отгрузка должна быть проведена.

Реквизит (тег) «Товар к перевозке принял» (<Carrier> <DeliveryContact>) в XML-файле заполняется по следующему алгоритму: последовательно анализируются поля накладной Доверенное лицо, Экспедитор, Водитель и если в одном из них заполнено значение, то оно переносится в реквизит «Товар к перевозке принял» (если ни одно из перечисленных полей не заполнено, то в реквизите проставляется «н/о»).

Возможность сохранения, корректировки и проверки отчетов ПУ-3

Для пользователей РБ в модуле Заработная плата предусмотрена функция Отчеты > Отчеты в ФСЗН > Персонифицированная отчетность, позволяющая не только формировать индивидуальные сведения по форме ПУ-3, но и осуществлять проверку и корректировку данных перед их выгрузкой на печать и отправкой.

При вызове указанной функции в открывающемся окне отображается список ранее сформированных отчетов ПУ-3, сгруппированных по году и периоду формирования. Наименование отчета содержит период и наименование документа. Каждый документ имеет свой Статус, отражающий текущее состояние документа (оформляемый, готов к отправке, отправлен, сдан, возвращен на доработку).

Для создания нового документа в отдельном окне следует определить параметры формирования.

Основными параметрами являются: тип формы (исходная, отменяющая или назначение пенсии); отчетный период; период формирования; количество предыдущих лет, за которые производится перерасчет; дата, тип и вид отчета; УНПФ предприятия; взносы с работника и предприятия; вид округления сумм. Параметры позволяют учитывать доходы со смежных лицевых счетов, а также исключать начисления при отсутствии взносов. Имеется возможность просмотреть и изменить введенные ранее коды причин начислений менее минимальной заработной платы (начисления ниже МЗП).

Дополнительные параметры позволяют: ограничить формирование индивидуальных сведений только по сотрудникам, у которых имеются страховые номера; определить основание для категории и условия по пенсионерам; указать сведения о подписантах. Настройка печати осуществляется в отдельном окне и дает возможность: определить номер первой пачки и количество документов в пачке, а также порядок сортировки (по табельному номеру или по фамилии); выбрать путь для сохранения файлов. Сформированные сведения ПУ-3 также могут быть проверены в программе VvodDPU, если указан путь к общей папке с данной программой. При необходимости каждая пачка может быть выведена в отдельный файл, а файлы могут быть архивированы.

В интерактивном документе, сформированном для просмотра и проверки, в разделе Общие сведения содержатся данные об организации (наименование и учетные номера плательщика), Ф.И.О. и должности подписантов, контактный телефон, дата заполнения документа, а также итоговые суммы по типам форм.

В разделе Форма ПУ-3 для сотрудников в табличном представлении по каждому месяцу отображаются суммы выплат и пособий; начисленные взносы; суммы на пенсионное и социальное страхование; суммы, уплаченные работником и плательщиком. Значения в колонках доступны для редактирования, что дает возможность проконтролировать данные и внести необходимые изменения перед отправкой сведений в ФСЗН.

Если у сотрудника есть начисления ниже МЗП, для которых не заполнен Код причины, то система выдает соответствующее предупреждение и предлагает их заполнить. В окне заполнения кодов причин и в разделе Форма ПУ-3 на вкладке Суммы выплат в позиции, которую необходимо заполнить, отображается «XX«. После корректировки кода данные синхронизируются в списке причин начислений ниже МЗП и в сформированном документе.

С помощью экранной кнопки [Показать] осуществляется просмотр конечного результата печатной формы ПУ-3.

Каждый скорректированный документ автоматически сохраняется в системе (по указанному в настройках печати пути). В случае необходимости документ может быть удален (при отсутствии запрета на редактирование) и переформирован заново.