+375 (17) 294 99 88 market@topsoft.by

Управление материально-техническим обеспечением

Блок «Запчасти и материалы» системы

Функциональный блок «Запчасти и материалы» системы Галактика EAM предназначен для управления материально-техническим обеспечением и складскими запасами.

В части материально-технического обеспечения решаются следующие задачи:

  • расчет потребностей в материалах на основании заявок на ремонты и планов-графиков ремонтных работ
  • формирования заявок на закупку материалов
  • заключение с поставщиками договоров на поставку материалов
  • учет поставок материалов

Управление складскими запасами включает в себя:

  • оприходование материалов на склад
  • внутреннее перемещение материалов между складами и МОЛ
  • отпуск материалов для ремонта
  • возврат на склад материалов, не использованных при ремонте
  • проведение инвентаризации
  • списание материалов
  • учет партий материалов
  • ведение целевого учета материалов по объектам ремонта и заявкам на ремонт
  • учет серийных номеров
  • резервирование материалов.

На рис. 1 представлена схема, объединяющая бизнес-процессы материально-технического обеспечения и учета запасов материалов и запчастей.

бизнес-процессы материально-технического обеспечения и учета запасов материалов и запчастей

Управление МТО

На рис. 2 отображен бизнес-процесс непосредственно материально-технического обеспечения:

бизнес-процесс непосредственно материально-технического обеспечения

Потребности в МЦ формируются на основании заявок на ремонты и планов-графиков ремонтных работ. По сформированной потребности пользователь имеет возможность создать заявку на закупку или выполнить резервирование номенклатуры из свободных складских запасов. По заявкам на закупку формируются договора на поставку материалов.

Потребность в МЦ

Потребность в МЦ

Список потребностей в МЦ доступен через пункт меню «Запчасти и материалы / Потребность / Потребность в материалах и запчастях».

Потребность в МЦ содержит следующую информацию:

  • Заголовок
    • номер и дата потребности
    • период действия (плановый период расчета потребности)
    • подразделение – заказчик
    • ответственное подразделение (подразделение, ответственное за исполнение потребности)
    • ответственный сотрудник
    • комментарий
  • Спецификация
    • номер позиции по порядку
    • номенклатура
    • единица измерения
    • срок поставки (плановая дата ремонта)
    • вид поставки (запасы, закупка, изготовление)
    • количество
    • объект ремонта
    • заявка на ремонт
    • материал из заявки на ремонт
    • комментарий.

Позиции спецификации потребности детализируются по следующему набору полей:

  • вид поставки
  • срок поставки
  • объект ремонта
  • заявка на ремонт
  • материал из заявки на ремонт.

Для каждой позиции спецификации потребности в МЦ отображаются:

  • количество свободных запасов на складах по указанной в позиции номенклатуре
  • количество по позиции, зарезервированное на складах
  • количество по позиции, включенное в заявки на закупку
  • количество по позиции, включенное в план закупки
  • количество по позиции, на которое заключены договоры на закупку
  • количество по позиции, на которое произведена поставка.

Окно редактирования потребности в МЦ представлено на рис. 3.

Окно редактирования потребности в МЦ

Потребность в МЦ может быть сформирована вручную или автоматически по заявкам на ремонт с помощью функций «Создать потребность в МЦ по заявкам на ремонт» и «Заполнить спецификацию потребности в МЦ по заявкам на ремонт».

Функция «Создать потребность в МЦ по заявкам на ремонт» вызывается из пункта «Действия» главной панели инструментов в окне просмотра списка потребностей в МЦ. В окне настройки параметров функции указываются даты начала и окончания периода, за который формируется потребность, ответственное подразделение и перечень заявок на ремонт, которые должны быть включены в потребность (см. рис. 4). В результате выполнения функции создается новая потребность в МЦ.

Функция «Создать потребность в МЦ по заявкам на ремонт»

Функция «Заполнить спецификацию потребности в МЦ по заявкам на ремонт» вызывается в окне редактирования потребности в МЦ (из пункта «Действия» главной панели инструментов). С помощью этой функции пользователь имеет возможность в уже сформированную потребность в МЦ добавить номенклатуру из выбранных заявок на ремонты.

При формировании потребности в МЦ по заявкам на ремонт для каждой позиции спецификации потребности автоматически заполняются ссылки на объект ремонта, заявку на ремонт и материал из заявки на ремонт.

Сформировав потребность в МЦ по заявкам на ремонт, пользователь определяет, каким образом должна быть обеспечена эта потребность, т.е. для каждой позиции спецификации потребности пользователь указывает вид поставки. Материалы и запчасти, указанные в потребности, могут быть зарезервированы из свободных складских запасов, могут быть закуплены или изготовлены.

Резервирование складских запасов под потребность в МЦ осуществляется с помощью функции «Зарезервировать позиции», которая вызывается из пункта «Действия» главной панели инструментов в окне редактирования потребности в МЦ. В окне настройки параметров данной функции пользователь указывает разрез резервирования (склад, МОЛ, партию). В результате выполнения этой функции для позиций, у которых указан вид поставки «запасы», будет выполнено резервирование складских запасов.

Сводная потребность в МЦ

Сводная потребность в МЦ

Доступ к сводной потребности в МЦ осуществляется через пункт меню «Запчасти и материалы / Потребность / Сводная потребность в МЦ».

Сводная потребностей в МЦ формируется в виде сводного отчета (PivotGrid) по потребностям в МЦ на заданный период (см. рис. 5).

Сводная потребность в МЦ

По умолчанию строками сводной потребности в МЦ являются номенклатурные позиции, а столбцами – периоды поставки, разбитые по месяцам.

Сроки поставки могут быть сгруппированы не только по месяцам, но и по любым периодам произвольной длительности (год, квартал, неделя и т.д.). В сводной потребности в МЦ может быть настроено несколько уровней вложенности периодов поставки. Например, можно настроить следующие иерархии периодов поставки: «год — месяц», «год – квартал — месяц», «месяц — неделя» и т.д.

Так же в качестве аналитических разрезов могут использоваться вид поставки, объект ремонта, подразделение-заказчик, ответственное подразделение и ответственный исполнитель.

Заявка на закупку МЦ

Заявка на закупку МЦ

Заявки на закупку МЦ (пункт меню «Запчасти и материалы / Потребность / Заявки на закупку») содержит следующие поля:

  • Заголовок
    • номер и дата заявки
    • период действия (плановый период поставки)
    • подразделение – заказчик
    • ответственное подразделение (подразделение, ответственное за исполнение потребности)
    • ответственный сотрудник
    • комментарий
  • Спецификация
    • номер позиции по порядку
    • номенклатура
    • единица измерения
    • поставщик
    • срок поставки
    • количество
    • объект ремонта
    • заявка на ремонт
    • материал из заявки на ремонт
    • комментарий.

Позиции спецификации потребности детализируются по следующему набору полей:

  • поставщик
  • срок поставки
  • объект ремонта
  • заявка на ремонт
  • материал из заявки на ремонт.

Для каждой позиции спецификации потребности в МЦ отображаются:

  • количество по позиции, включенное в план закупки
  • количество по позиции, на которое заключены договоры на закупку
  • количество по позиции, на которое произведена поставка.

Редактирование заявки на закупку

Окно редактирования заявки на закупку представлено на рис. 6.

Редактирование заявки на закупку

Заявка на закупку может быть сформирована не только вручную, но и по потребностям в МЦ с помощью функций «Создать заявку по потребностям в МЦ» и «Выбрать спецификацию из потребностей в МЦ».

Функция «Создать заявку по потребностям в МЦ» вызывается в окне просмотра списка заявок на закупку из пункта «Действия» главной панели инструментов. В окне настройки параметров функции указываются даты начала и окончания периода, за который формируется заявка на закупку, ответственное подразделение и потребности в МЦ, которые должны быть включены в заявку на закупку (см. рис. 7). В результате выполнения данной функции создается новая заявка на закупку.Функция «Создать заявку по потребностям в МЦ»

При формировании заявок на закупку по потребностям в МЦ в каждой позиции спецификации заявки на закупку автоматически заполняются ссылки на объект ремонта, заявку на ремонт и материал из заявки на ремонт.

Функция «Создать заявку для пополнения страхового запаса» (пункт «Действия» главной панели инструментов списка просмотра заявок на закупку) позволяет формировать заявку на закупку со спецификацией, состоящей из номенклатурных позиций, у которых свободные запасы на складах меньше минимальных размеров страхового запаса.

План закупок МЦ

План закупок МЦ

План снабжения (пункт меню «Запчасти и материалы / Потребность / План закупки МЦ») формируется в виде сводного отчета (PivotGrid) по позициям спецификаций заявок на закупку, у которых сроки поставки попадают в заданный период (см. рис. 5).

План закупок МЦ

По умолчанию строками сводной потребности в МЦ являются номенклатурные позиции, а столбцами – периоды поставки, разбитые по месяцам.

Сроки поставки могут быть сгруппированы не только по месяцам, но и по любым периодам произвольной длительности (год, квартал, неделя и т.д.). В плане закупок МЦ может быть настроено несколько уровней вложенности периодов поставки. Например, можно настроить следующие иерархии периодов поставки: «год — месяц», «год – квартал — месяц», «месяц — неделя» и т.д.

Так же в качестве аналитических разрезов могут использоваться объект ремонта, подразделение-заказчик, ответственное подразделение и ответственный исполнитель.

Договоры с поставщиками

Договоры с поставщиками

В системе Галактика EAM ведется учет договоров с поставщиками. Договоры могут разбиваться на этапы, которые в свою очередь могут быть разбиты на подэтапы. По договорам могут формироваться дополнительные соглашения. Дополнительные соглашения могут создаваться и к этапам договоров, и к дополнительным соглашениям. В свою очередь дополнительные соглашения могут разбиваться на этапы. Схематично структура договора представлена на рис. 9.

Договоры с поставщиками

Договоры, дополнительные соглашения и этапы имеют одинаковую структуру и состоят из заголовка и спецификации.

Заголовок договора (допсоглашения, этапа) содержит следующие реквизиты:

  • тип документа (договор, допсоглашение, этап)
  • название документа
  • ссылка на вышестоящий документ (для допсоглашений и этапов)
  • номер документа
  • внутренний номер документа
  • дата документа
  • период действия (с … по …)
  • поставщик
  • валюта
  • сумма документа
  • предмет документа (краткое описание)
  • ответственное подразделение
  • ответственный исполнитель.

Спецификация содержит перечень номенклатурных позиций, которые по условиям договора обязан поставить поставщик. В спецификации должны указываться:

  • номенклатура
  • единица измерения
  • количество
  • цена
  • стоимость.

Для каждой позиции спецификации договора (допсоглашения, этапа) можно указать заявки на закупку, объекты ремонта, заявки на ремонт, материалы из заявки на ремонт, под которые запланирована данная позиция спецификации.

Спецификация договора

Спецификация договора (доп.соглашения, этапа) может заполняться вручную (из каталога МЦ) или выбираться из заявок на закупку. Для доп.соглашений и этапов доступен выбор спецификации из вышестоящего документа.

При выборе спецификации из заявок на закупку или вышестоящего документа автоматически заполняется информация об источнике (заявке на закупку, объекте ремонта, заявке на ремонт, материале из заявки на ремонт).