В советские времена 140-й ремонтный завод ремонтировал БМП и танки Т-72 по стабильному военному заказу. После распада СССР завод перешел к Министерству обороны Беларуси, и госзаказа хватало на три дня работы в неделю. Пришлось перестраиваться: создали отдел маркетинга, стали ремонтировать железнодорожную технику, дизельные двигатели, переделывали военные машины для мирных нужд. Об этих успехах завода «Р» писала не раз.
Но сегодня хотелось бы обратить внимание на другое. Номенклатура продукции здесь увеличилась в десятки раз, и прежними методами стало очень сложно вести учет, особенно бухгалтерский, планировать и контролировать работу.
– К тому же ситуация на рынке часто менялась, а о какой оперативности могла идти речь, если любой отчет экономическим службам приходилось готовить около двух недель, – вспоминает главный бухгалтер 140 ремонтного завода Валентина Вишневская. – Большая часть отчетов собиралась вручную, из разных служб порой поступали противоречивые данные. Понимая, что для эффективного управления заводом необходима полная достоверная оперативная информация из всех подразделений, в конце 1997 года мы приступили к выбору комплексной управленческой системы. Рассмотрели множество предложений. Западные продукты, по нашему мнению, были довольно дороги и не учитывали отечественной специфики. А у большинства российских разработчиков не было представительств в Минске, могли возникнуть сложности с внедрением и поддержкой. На одной из выставок в Минске познакомились с системой «Галактика». Мы поняли – это именно то, что нам нужно: у нее широкие возможности. А еще мне очень нравилось, что «Галактика» в комплексе поддерживает все управленческие и учетные задачи…
На заводе давно применяли вычислительный комплекс советских времен (к машинам класса СМ были подключены терминалы пользователей – по сути, монитор и клавиатура). С ним вели нормирование, формировали лимитно-заборные карты, решали некоторые складские задачи. Остальные службы, включая бухгалтерию, вели учет «в ручном режиме». Летом 1998 года специалисты компании «Топ Софт» провели предпроектное обследование завода, дали предложения по оптимизации бизнес-процессов. При этом они предложили ряд нетривиальных решений, принятых руководством предприятия.
Скажем, чтобы не расширять штат специалистов бухгалтерии, складского хозяйства и группы расчета зарплаты (а новые специалисты оказались бы загружены лишь несколько дней в месяц), было решено создать группу операторов (в разное время в нее входило 3–4 человека). Эта группа весь месяц занималась вводом данных попеременно для разных служб. При этом не только высвобождались сотрудники этих служб, которые получали возможность сосредоточиться на учете, контроле и анализе данных, но и снижался риск ошибок при вводе данных. Еще один бизнес-процесс, оптимизированный при внедрении «Галактики» – отгрузка готовой продукции. Она отнимала у заказчиков много времени, в нее были вовлечены многие отделы. Теперь процесс был оптимизирован и сократился примерно на 40 процентов.
Кроме того, специалисты «Топ Софта» специально адаптировали модуль «Зарплата» к специфике предприятия. Существующий на 140-м заводе расчет заработной платы довольно сложен, здесь действует несколько видов оплат: повременная, сдельная, сдельно-повременная, расчет премиальных и поощрительных выплат. Свои особенности при расчете зарплаты военнослужащим. Все эти особенности были учтены в системе.
В 1999–2000 годах, на первом этапе внедрения, была модернизирована локальная сеть, закуплены персональные компьютеры, внедрен контур бухгалтерского учета, а также автоматизированы складской учет и расчет заработной платы.
К слову, само по себе внедрение расчета зарплаты здесь стало одним из первых пилотных проектов в Беларуси (до этого повсюду обычно ограничивались внедрением бухгалтерского учета и функций логистики). Впоследствии именно благодаря объединению данных бухгалтерского учета и расчета зарплаты удалось внедрить алгоритмы расчета себестоимости.
Важно, что с самого начала руководство предприятия возлагало большие надежды на автоматизацию управления, поэтому «тихий саботаж», который нередко случается при внедрении информационных технологий, был невозможен. Ход внедрения системы постоянно контролировал директор, процессом лично руководил главный инженер (он, в частности, вел все совещания, на которых решались все проблемные вопросы, посвященные внедрению). Исполнение решений, соблюдение сроков жестко контролировались. И еще: руководство предприятия всегда стремилось использовать информационные технологии, основанные на стандартах, применяемых ведущими компаниями во всем мире: стандарты MRP, MRP II, ERP.
Для некоторых пожилых сотрудников переход на новую систему представлял сложности, однако – не критического характера, ведь автоматизация здесь внедрялась не с нуля, специалисты уже имели навык ввода данных. Важно отметить, что руководство 140-го избрало наиболее оптимальный вариант: десятки сотрудников прошли обучение прямо на своих рабочих местах (его вели с выездом специалисты Учебного центра «Топ Софта»).
При внедрении программных продуктов, как правило, некоторое время учет ведется параллельно в старой и новой системе. Когда были внедрены системы бухгалтерского, складского учета и расчет зарплаты, прошли тестовые расчеты. И в старой, и в новой системе были получены одни и те же конечные данные. Но у новой намного больше возможностей, она отслеживала больше цифр, обслуживала больше служб. А самое главное, позволяла анализировать данные разных подразделений (в этом и есть главная выгода комплексных систем, в отличие от «лоскутных» продуктов, обслуживающих свои участки). На заводе окончательно поверили, что построение единого информационного пространства предприятия приносит отдачу, а инвестиции в современные информационные технологии окупаются.
В 2000 году начался второй этап автоматизации. Одна из традиций 140-го завода – сильная служба АСУ (причем, в отличие от аналогичных на других заводах, она может реально влиять на политику автоматизации). В сотрудничестве со службой технической поддержки «Топ Софта» она внедряла новые версии и релизы «Галактики», программные обновления, связанные с изменениями в законодательстве.
Расширялись и функции системы – добавлялись новые программные модули. В частности, теперь акцент был сделан на основных задачах производства – планирование расходов и учет всех материальных затрат. Завод собирает технику трех групп: по заказу Минобороны, для народного хозяйства и для зарубежных партнеров. Для каждой – свои стандарты. Кроме того, у ремонтного предприятия – специфика, часто возникают неучтенные затраты. Наконец, завод сильно разбросан, у него удаленные склады. Внедрение модуля «Технико-экономическое планирование» и других решений позволило это учесть.
В 2003 году начался новый этап автоматизации, связанный с внедрением новой версии системы «Галактика – Производство» 7.11, основанной на стандартах MRP II/ERP. Год назад специалисты «Топ Софта» провели обследование предприятия. Сейчас готовится тестовый пример, демонстрирующий работу версии 7.11 на «живом» документообороте, на реальных данных с реальной продукцией. К слову, такой пример готовится перед каждым внедрением. Это позволяет заранее проанализировать слабые звенья, скажем, оценить быстродействие техники, загрузку специалистов, а также избавляет от ошибок и связанных с ними дополнительных затрат.
Суть нововведений – не только в развитии, оптимизации уже внедренных функций, но и в освоении новых. В частности, в запуске контроллинга (полное калькулирование себестоимости), в переходе от учета материальных затрат к полному учету всех затрат, планированию производства, оперативному анализу, прогнозированию. Модуль «Контроллинг» позволяет рассчитывать плановые и учитывать фактические затраты на производство, регулируя их, сосредотачиваясь на имеющих наибольший удельный вес.
Сегодня завод специализируется на ремонте (всех видов сложности) и мелкосерийном производстве техники гражданского и оборонного назначения. Здесь работает около 1100 человек, более 2000 основных видов работ. Средствами «Галактики» автоматически сводится баланс и считается себестоимость при огромной номенклатуре – более 30 тысяч наименований первой категории и около 12 тысяч второй. «Результат очень хороший, считает главный бухгалтер. — Раньше мы собирали баланс около двух недель, сейчас — за один день. Наши руководители и специалисты получают полную, достоверную, оперативную информацию и на ее основе могут принимать обоснованные решения».
А специалисты компании «Топ Софт» считают, что после внедрения системы «Галактика – Производство» можно будет говорить о задаче полной автоматизации всех бизнес-процессов на предприятии. Именно на этом уровне можно получить максимальную отдачу от информационных технологий.
К слову, полной комплексной автоматизации из-за экономических причин пока нет ни на одном заводе страны (в России примеры уже есть). 140-й завод – одно из отечественных предприятий, которые уверенно движутся к этой цели. Уже сегодня информационные технологии здесь промышленно эксплуатируются и приносят реальную выгоду.
Опубликовано в газете «Республика» 24.12.2004.