18 апреля в рамках «Открытых дней DIRECTUM» в компании «Топ Софт» прошла конференция «Практика и тренды цифровизации». В ней приняли участие руководители и специалисты белорусских предприятий, внедривших или планирующих внедрить ECM-решения, которые компания «Топ Софт» разрабатывает на базе интеллектуальной платформы DIRECTUM.
На сегодняшний день большинство отечественных предприятий лишь частично оцифровали свой документооборот. Даже документы, которые создаются, согласовываются и подписываются в электронном формате – как правило, в итоге распечатываются и хранятся на бумаге. Как обеспечить внутри и за пределами компании полное цифровое взаимодействие ее сотрудников, процессов, контента и контрагентов? Свой вариант ответа предлагает новая стратегия DIRECTUM DigitALL, с которой познакомила участников конференции специалист Департамента технической поддержки «Топ Софта» Вероника Уласень.
В рамках этой стратегии создаются решения на основе искусственного интеллекта для извлечения фактов, классификации и маршрутизации документов, экспертизы рисков, создания проектов документов, умного поиска на естественном языке и др. Ведутся разработки интуитивно понятных интерфейсов, встроенных обучающих мастеров, голосовых помощников и т.д. Создаются мобильные приложения, учитывающие разные сценарии взаимодействия сотрудников вне офиса, чат-боты для работников, не имеющих собственного ПК. Обеспечивается интеграции с ERP и CRM-системами, офисными приложениями. Часть этих решений уже доступна отечественным заказчикам, готовым строить современное цифровое предприятие.
Одна из проблем, сдерживающих цифровизацию предприятий, связана с обеспечением юридической значимости электронных документов, чтобы они могли быть приняты судом, контролирующими органами и др. Речь, прежде всего, о кадровых документах, договорах с контрагентами, первичной документации, документах отчетности и т.д.. Руководитель проектов компании «Топ Софт» Инна Савосько систематизировала проблемы, возникающие на этапах создания, подписания, использования и хранения электронных документов и рассказала, что нужно сделать на каждом этапе, чтобы гарантировать юридическую значимость электронного документа. Слушатели узнали, чем отличаются разные виды электронной подписи сегодня и какие изменения готовятся в законодательстве завтра.
Эксперт поделилась множеством практических советов. Например, если вы отсканировали документ, подписанный электронной подписью – то, прежде чем положить бумажную копию в архив, ее следует заверить обычной печатью и подписью. А когда вы архивируете электронный документ – нужно помнить, что сертификат электронного ключа действителен всего год. И если вы хотите, чтобы ваш документ сохранял юридическую значимость и позже – используйте специальный инструмент, т.н. штамп времени, фиксирующий время создания документа. Также в договорах с контрагентами закрепляйте возможность электронного обмена документами. А представляя документы в суде – опирайтесь на результаты экспертизы или пояснения компетентного специалиста.
Инна Савосько описала типичные проблемы, возникающие в ходе внедрения ECM-системы, и предложила способы сэкономить IT-бюджет. Например, IT-службе имеет смысл внимательно изучить функции доступных на рынке программных продуктов, сравнить их с потребностями собственного предприятия и выбрать систему, которую можно внедрить практически «из коробки» с минимальными доработками. Также для ECM-решений хорошо подходит стратегия маленьких шагов, когда после внедрения очередной функции она стразу начинает использоваться. Наконец, успех ECM-проекта напрямую зависит от заинтересованности и активности руководителей и специалистов предприятия-заказчика. Это еще раз подтвердил представленный на конференции пример проекта в компании «Драйв».
Как интегрировать ECM-решение с другими информационными системами предприятия? Этот вопрос несколько раз возникал у слушателей. Заместитель начальника Департамента продаж компании «Топ Софт» Наталья Скуратович и начальник отдела разработки ESB Андрей Клебан подробно рассказали о возможностях сервисной шины предприятия ESB.
На базе ESB можно успешно реализовывать интеграционные проекты с участием любых продуктов «Галактики» и сторонних информационных систем, например, 1С, ActiveDirectory. Кроме этого, в интеграцию могут быть вовлечены произвольные БД под управлением СУБД Oracle, MS SQL Server, Postgres, которые в обилии присутствуют у любого заказчика.