17 мая конференц-зал компании «Топ Софт» стал одной из 20 площадок, вместе собравших свыше 1000 участников конференции «Открытые дни DIRECTUM» в 15 городах СНГ. В Минске к этому событию присоединились руководители и IT-специалисты белорусских компаний, использующих или планирующих внедрить систему управления документооборотом.
Несмотря на девиз конференции: «Строим цифровое настоящее», – докладчики не только делились опытом текущих проектов, но и заглядывали в будущее, говорили о задачах, которые станут актуальными завтра-послезавтра. А у слушателей была возможность не только задавать в чате вопросы докладчикам, но и предлагать в ходе опросов собственные прогнозы: сколько лет понадобится для того, чтобы та или иная технология «прописалась» на отечественных предприятиях.
Руководитель проектов компании «Топ Софт» Инна Савосько обратила внимание на основные тренды, которые влияют на развитие подходов к управлению информацией во всем мире. Это и увеличение количества пользователей, которое уже превысило количество людей: ведь каждый из нас является пользователем нескольких систем и сервисов. Это и рост объемов данных – в т.ч. тех, что хранятся в разных системах, но могут быть использованы для решения одной задачи. Это и рост сложности организационной структуры компаний и их территориальной распределенности. Это и увеличение спектра задач, решаемых с помощью информационных технологий.
Эксперт рассказала об основных отличиях систем класса ECM (Enterprise Content Management) от обычного обмена документами в «расшаренных» папках и взаимодействия сотрудников с помощью электронной почты. Современные ECM-системы позволяют управлять электронными документами и, при необходимости, их бумажными оригиналами, записями, потоками работ, мультимедийным и веб-контентом, знаниями.
А эффекты от их внедрения затрагивают все стороны документо-ориентированного взаимодействия сотрудников. Документы больше не теряются, письма отправляются вовремя, исполнение поручений руководства ускоряется. Сроки подготовки договоров сокращаются в среднем в 4–6 раз, их согласование в срок – увеличивается в 2–2,5 раза, а время поиска нужного договора уменьшается в 8–10 раз.
Будущему ECM-систем в новом цифровом предприятии было посвящено выступление директора по маркетингу компании DIRECTUM Василия Бабинцева. Эксперт спрогнозировал, в каком направлении будут развиваться инструменты ECM, опираясь на нынешние тренды цифровой трансформации предприятий на основе мобильных технологий, облачных вычислений, интернета вещей, Больших данных, искусственного интеллекту и технологии блокчейн как элемента юридически значимого документооборота. Например, в ближайшие годы электронный документооборот охватит 100% сотрудников предприятий. Делопроизводители на предприятиях исчезнут. Руководители и полевые сотрудники будут активно использовать ECM не только в командировках, но и на совещаниях. Анализ и ранжирование документов будет проводиться с помощью искусственного интеллекта и др.
О том, как уже сегодня технологии искусственного интеллекта в ECM избавляют сотрудников компаний от бизнес-рутины, рассказал руководитель группы перспективного развития DIRECTUM Артем Пермяков. Он представил новое решение на основе искусственного интеллекта и машинного обучения DIRECTUM Ario. Это очередной шаг в сторону полностью интеллектуальной ECM. Решение исключает ручные операции на этапе первичной обработки и регистрации структурированных и неструкутрированных документов, с помощью нейронной сети определяя вид документа, реквизиты в его тексте и журнал, в котором он будет храниться.
Менеджер по работе с ключевыми клиентами DIRECTUM Роман Галинский в своем выступлении отметил, что последние пять лет, по данным TAdviser, использование систем CЭД/ECM постоянно растет. И одним из новых вызовов для разработчиков стало вовлечение в цифровое взаимодействие сотрудников, которые не имеют доступа к ПК, но могут решать рабочие задачи с помощью мобильных устройств. В частности, для этого можно использовать популярные мессенджеры, которыми пользуются сегодня практически все, от простых рабочих до владельцев предприятий, в сочетании с технологией чат-ботов. Эксперт показал, как решать с помощью чат-ботов «исходящие» задачи, такие как создание заявок, информирование о чрезвычайных ситуациях, запрос документов и т.п., а также «входящие» задачи: исполнение поручений, рассылка напоминаний, проведение опросов и т.д.
Руководитель по развитию направления «Акелон Услуги» Руслан Смаков сравнил бизнес с экосистемой. Ведь в любом бизнесе также есть среда обитания – это наша компания, сообщество – наши сотрудник, а также связи между ними – бизнес-процессы и коммуникации. На примере проекта в компании McDonald’s эксперт показал, как улучшить функционирование этой экосистемы с помощью сервисной модели управления и внедрения «одного окна» – веб-портала для обработки обращений всех категорий пользователей. Этот подход ускоряет запуск новых розничных точек, обеспечивает их бесперебойную работу и сокращает затраты на их поддержку.
В завершающем выступлении руководитель проектов компании «Топ Софт» Инна Савосько обратила внимание на важность интеграции информационных систем для решения задач компании. По мнению эксперта, передовые технологии искусственного интеллекта, чат-боты и др., которые обсуждались на конференции, можно также рассматривать как инструменты интеграции. Например, внедрение технологии распознавания образов позволяет интегрировать документы на бумажных носителях с их электронными копиями.
Чтобы интеграция принесла предприятию результат, эксперт предлагает ставить целью не просто объединение информационных систем, а интеграцию конкретных бизнес-процессов, отслеживаемых этими системами. Процессов, в повышении эффективности которых заинтересовано предприятие. Для одних это может быть работа с договорами и коммерческими предложениями, для других – платежный календарь и бюджеты предприятия, для третьих – финансовый архив, для четвертых – работа с тендерами и т.д.
Конференция завершилась «живым» тестированием новых ECM-решений в демонстрационных зонах.