Практическую отдачу принес проект построения информационной системы в ОАО «Витебскхлебпром», который ведет компания «ВитЮнисофт» – региональный партнер компании «Топ Софт».
История сотрудничества
Проект стартовал в 2011 году. Ставилась цель объединить информационные ресурсы предприятия-заказчика на базе ERP-технологий и охватить автоматизацией новые подразделения. Учитывая опыт предыдущих IT-проектов, специалисты ОАО «Витебскхлебпром» выработали следующие критерии выбора будущей информационной системы: белорусский разработчик, высокая функциональность и надежность системы, поддержка законодательства, наличие отраслевых внедрений, проверенная репутация компании, осуществляющей внедрение. В итоге были выбраны система «Галактика ERP» и компания «ВитЮнисофт».
Построение системы проходило в несколько этапов. На первом – были автоматизированы удаленные склады на четырех производственных площадках в городе Витебске, поскольку именно в области товарных потоков ощущалась первоочередная потребность в оперативной достоверной информации. Специалисты «ВитЮнисофт» провели предпроектное обследование предприятия, внедрили и настроили модуль складского учета системы «Галактика ERP». Были успешно конвертированы и загружены данные из действовавших ранее складских программ. Работники складского хозяйства прошли обучение и приступили к вводу информации в новую систему. Руководители предприятия начали получать сводные аналитические отчеты о движении сырья и материалов из единой базы данных.
На втором этапе на базе ERP-системы был автоматизирован полный набор функций бухгалтерского и налогового учета, от учета кассовых и банковских операций до взаимоотношений с контрагентами и формирования главной книги. На третьем – внедрен контур управления персоналом.
Результаты четвертого этапа
Последний по времени этап IT-проекта связан с автоматизацией системы сбыта.
Так, сегодня все заявки покупателей поступают и обрабатываются в единой базе данных. Система «Галактика ERP» обеспечивает своевременную обработку всей поступающей информации, круглосуточную выписку порядка 2000 накладных в сутки, оперативный анализ результатов работы во всех необходимых разрезах и решение большого количества других задач.
Раньше приемом заявок и оформлением накладных занималась служба экспедиторов. Сейчас эту часть работы взяла на себя служба сбыта. А экспедиторы могут сосредоточиться на подготовке и отправке машин в рейсы. Это значительно ускорило процесс отгрузки и доставки продукции в торговую сеть. Немаловажно, что накладные сами по себе относятся к бланкам строгой отчетности – и их учет также налажен в системе.
В ходе проекта специалистам «ВитЮнисофт» удалось реализовать алгоритмы, учитывающие отраслевую специфику и уникальные особенности предприятия. Так, для любого предприятия хлебопекарной промышленности головная боль – учет возврата брака и черствости. Причины возврата продукции могут быть разными: брак, повреждение упаковки, возврат черствого хлеба и хлебобулочных изделий и т.д. Все это отражается в учете.
В системе можно оперативно проверить, в какой день, по какому ассортименту и цене была выписана конкретная накладная в конкретный магазин. Такая потребность нередко возникает, когда магазин пытается вернуть заводу больше хлебобулочных изделий, чем получил от него. Подобные риски «Галактика ERP» помогает держать под контролем.
Система позволяет посменно анализировать динамику производства и сбыта: сколько было произведено продукции за смену, сколько – реализовано, какие остатки были переданы другой смене. При обнаружении отклонений от производственного ритма причины быстро выявляются и устраняются, объем и ассортимент продукции корректируется.
Прежде специалисту отдела сбыта требовалось время, чтобы выяснить в бухгалтерии, имеется ли задолженность перед предприятием у покупателя продукции. В системе «Галактика ERP» каждое утро происходит расчет дебиторской задолженности, а магазины-должники подсвечиваются в общем списке различными цветами, в зависимости от размера задолженности. Это помогает менеджерам отдела сбыта принимать оперативные решения и стимулирует добросовестное сотрудничество торговых точек.
Учтены в системе и другие потребности ОАО «Витебскхлебпром». Например, поддержка валютных платежей и оформления документов согласно российскому законодательству (часть продукции предприятие поставляет на экспорт в Россию), использование электронных счетов-фактур и т.д.
Что дальше?
Руководство ОАО «Витебскхлебпром» вместе с IT-партнером строит планы по развитию информационной системы, включая автоматизацию производственных процессов и внедрение в службе сбыта системы мониторинга сбыта готовой продукции. Это позволит точнее определять ассортиментные предпочтения потребителей и корректировать производственную программу.
Справка
ОАО «Витебскхлебпром» – современное хлебопекарное предприятие, выпускающее широкий ассортимент хлебобулочной, сдобной, сухарно-бараночной и кондитерской продукции. В состав ОАО «Витебскхлебпром» входят 2 хлебозавода и 2 пекарни в г. Витебске, 11 хлебозаводов по Витебской области на правах филиалов, СПП «Прожектор», сеть фирменных магазинов.