За минувшие 10–15 лет строительный комплекс РБ и, в частности, отрасль строительных материалов, разительно переменились. Сегодня не только отечественные, но и зарубежные потребители зачастую отдают предпочтение продукции таких белорусских производителей стройматериалов, как «Керамин», «Гранит», «Спецжелезобетон» и других, которым удается обеспечивать привлекательный уровень цен на свою продукцию при высоком уровне качества. Эти предприятия обеспечивают повышение качества и рост объемов строительства в стране, зарабатывают валюту на высококонкурентных зарубежных рынках и поднимают престиж марки «Сделано в Беларуси».
При всех различиях предприятий-лидеров их объединяет несколько схожих черт: умелый менеджмент, основанный на достижениях современной управленческой науки, ставка на внедрение передовых технологических процессов, постоянная оптимизация бизнес-процессов.
Не последнее место в этом списке занимает и внедрение информационных технологий. Причем IT-решения важны и как самостоятельный фактор повышения эффективности предприятия и как вспомогательный инструмент при решении многих управленческих и организационных задач. Что мы и попытаемся показать на примере республиканского унитарного производственного предприятия «Гранит» (г.Микашевичи Брестской области).
«Гранит» – крупнейший в Европе производитель экологически чистого гранитного щебня, устойчивого ко всем видам распада. Тем не менее еще несколько лет назад предприятие испытывало определенные трудности со сбытом. В 2001 году началась его реконструкция, закупка нового оборудования, расширился ассортимент продукции. И предприятие вышло на прибыльную работу.
Столь же динамично развиваются на предприятии информационные технологии: Генеральный директор РУПП «Гранит» Владимир Аутко – представитель новой генерации руководителей, хорошо понимающих, что место на рынке определяется не только запасами сырья и мощностью оборудования, но и эффективностью информационно-аналитических инструментов, которыми пользуются специалисты предприятия.
«Гранит» сотрудничает с компанией «Топ Софт», ведущим отечественным разработчиком систем управления класса ERP, всего два года. Но за это время на предприятии удалось выстроить многоуровневую информационную систему, позволяющую контролировать ключевые бизнес-процессы и обеспечивать информационно-аналитическую поддержку управленческих решений.
Раньше каждый отдел использовал свою локальную программу. Данные зачастую дублировались. На их консолидацию уходило время. Возникали ошибки, на обнаружение и устранение которых, опять же, требовалось время. Картина, характерная для большинства белорусских промышленных предприятий…
На «Граните» инициаторами комплексной автоматизации стали главный бухгалтер и его заместитель: их не устраивало, что при переносе данных из локальных программ в Главную книгу предприятия нередко обнаруживались расхождения. Для обнаружения источника ошибки не раз приходилось обращаться к разработчикам программ. Решено было строить единую информационную среду на базе системы «Галактика ERP». Этот программный продукт порекомендовали коллеги: в Микашевичах «Галактика» уже показала свою эффективность на другом предприятии отрасли – в РУПП «Спецжелезобетон».
Первый этап комплексной автоматизации начался со складского хозяйства и службы снабжения. Характерная деталь: когда заказчики ставили задачу разработчикам, прозвучала и такая просьба: дайте нам детализированный расход и приход, чтобы мы могли вручную сверить цифры. Великая сила привычки… Один из плюсов комплексной автоматизации как раз и заключается в том, что она избавляет от двойного ввода одних и тех же данных в разных отделах и, как следствие – от традиционных «сверок»: система не допускает несоответствий в расходах и приходах в документах внутреннего перемещения.
Но эту и другие возможности системы «Галактика ERP» специалисты предприятия оценили позже. А вначале им пришлось пережить период привыкания к новой системе, освоения ее возможностей. К тому же, пока руководство предприятия не убедилось в том, что новая система документооборота – более полная, точная и оперативная, складским работникам, снабженцам и бухгалтерам приходилось вести учет одновременно в двух системах – новой и старой. Зато после внедрения новой системы всем стали очевидны ее преимущества для предприятия и его клиентов.
Например, при прежней системе документооборота служба снабжения получала информацию о складских остатках с задержкой на месяц. Сейчас специалистам службы доступна достоверная информация со склада по состоянию на текущий день (по сути, сразу после того, как кладовщик введет свежие данные в систему).
Работу бухгалтерии значительно ускорила автоматизация многих учетных функций. К слову, учет основных средств был автоматизирован в конце 2004 года – как раз накануне вступления в силу инструкции с пакетом новых учетных форм. Все нововведения разработчики системы заранее учли. И в дальнейшем работники «Гранита» не раз убеждались в том, что «Топ Софт» обеспечивает поддержку законодательства в своих продуктах максимально оперативно.
– На новый уровень информационную систему предприятия вывело внедрение технологии radio-ethernet, – говорит начальник информационно-вычислительного отдела РУПП «Гранит» Вадим Костюк. – Прежде информацию с удаленных складов приходилось распечатывать и передавать в отдел снабжения, где данные вручную переписывались на карточки. Но даже если бы они вводились в компьютер, ни о какой работе в реальном времени не могло быть и речи. Проложить оптоволоконный кабель было невозможно: слишком много коммуникаций проходит по территории предприятия, обрывы кабеля были бы неизбежны. Вместе с нашим отделом специалисты «Топ Софта» нашли выход, объединив удаленные точки в сеть с помощью радиосвязи.
Еще одна проблема была снята для бухгалтерии предприятия. Рассказывает руководитель корпоративных проектов компании «Топ Софт» Александр Виолентий:
– На «Граните» – большой автопарк. Для контроля за потреблением запчастей – а они у БелАЗов достаточно дорогие – постоянно приходилось перелопачивать горы бумажной документации. После перехода на электронный документооборот стало возможно получить данные по расходу запчастей по каждому автомобилю за любой период времени.
Аналогично был автоматизирован учет спецодежды. В штатном расписании предприятия прописано множество специальностей, должностей. По каждой позиции – свои нормы, сроки выдачи, виды спецодежды. К кабинету кладовщика всегда стояла очередь интересующихся, когда получать спецодежду. К тому же за каждый комплект, выданный сверх нормы, предприятию приходилось платить из прибыли. С внедрением системы «Галактика ERP» очереди исчезли, в учете спецодежды установился порядок.
За первыми шагами последовали другие: автоматизация расчетов с дебиторами и кредиторами, сбыта готовой продукции, управления запасами. В системе «Галактика ERP» начала формироваться главная книга предприятия, чего добивалась бухгалтерия. Благодаря внедрению модуля контроллинга начал получать информацию о себестоимости в необходимых разрезах планово-экономический отдел.
Следует отдельно остановиться на автоматизации сбыта готовой продукции. Оперативность информации в отделе сбыта – сверхважная задача. Во-первых, для планирования ежедневных отгрузок необходима следующая информация: поступившие заявки от покупателей, информация об объемах неотгруженной продукции покупателю за период по условиям договора, наличие предоплаты от покупателя с детализацией по датам оплат, чтобы избежать шрафных санкций за несвоевременную отгрузку. Во-вторых, оперативные отчеты об отгрузках требует министерство и покупатели. Эти проблемы была решены после внедрения модуля «Управление заказами». Теперь данные в реальном режиме времени поступают в этот модуль по каналу radio-ehternet прямо с железнодорожной станции и пункта автопогрузки, где круглосуточно ведется отгрузка продукции «Гранита».
Вообще, те или иные изменения затронули практически все ключевые бизнес-процессы. Например, если раньше книгу покупок предприятия приходилось формировать вручную из пяти источников, то сейчас вся книга покупок консолидируется в системе. Если раньше определялись только общепроизводственные и общехозяйственные затраты, то теперь они детализируются по каждому цеху, распределяются и перераспределяются. Причем многие формы отчетности, подготовка которых прежде занимала не меньше недели, в частности формы статотчетности (5-з и др.), теперь готовятся в течение пяти минут.
В конечном счете это означает, что у менеджеров, принимающих на предприятии решения, вся необходимая информация – всегда под рукой. В локальной сети «Гранита» регулярно выкладываются отчеты в формате MS Exel, доступные руководителям служб и ответственным специалистам. С файлами, а не с бумажными отчетами, работает и генеральный директор предприятия.
Кстати, одна из последних разработок компании «Топ Софт» – система поддержки принятия решений «Галактика Business Intelligence». Это настоящий «капитанский мостик», позволяющий управлять предприятием в режиме реального времени. Система «Галактика BI» очищает от «информационного шума» гигантские массивы информации, которая хранится в базе данных предприятия и других источниках, анализирует их и выявляет скрытые зависимости, выводит в одном окне все значимые данные в виде таблиц, графиков, сообщений, сигнализируют о достижении критических значений заданных показателей, и т.д.
Все возможно, когда с вами – надежный IT-партнер.
Опубликовано в «Белгазете» 18.09.2006.