+375 (17) 294 99 88 market@topsoft.by

Опытом использования системы «Галактика ERP» на предприятии для решения задач, связанных с управлением производством, складским учетом, подсчетом заработной платы и некоторых других, поделился менеджер отдела планирования и маркетинга компании «Юконпром» Денис  Завацкий.

СП ООО «Юконпром»  (ukonprom.com) –  один из крупнейших в Беларуси производителей снеков, а также ингредиентов для кондитерских предприятий и цехов, импортером чая и кофе. Среди новых направлений деятельности – давальческие услуги, аренда (сдача в аренду складских помещений, площадок, морских контейнеров).

 – Ваше сотрудничество с компанией «Топ Софт» можно назвать длительным?

– Компании «Юконпром» уже более 15 лет. В начале деятельности нашли партнёров в Беларуси и Латвии, теперь это совместное предприятие. В системе «Галактика ERP» работаем с самых первых дней. То есть у нас не было процесса перехода с какой-либо другой программы. Впрочем, как и желания ее сменить.

– А почему вы выбрали именно систему «Галактика ERP»?

– Доводы в ее пользу были следующие: во-первых, это белорусская программа, а значит, она поддерживает отечественное законодательство. Во-вторых, она быстрее работает и менее требовательна к оборудованию, чем некоторые аналогичные системы. В-третьих, система очень мобильная, гибкая. Третье преимущество стало очевидным не сразу, но в кризисных ситуациях не раз помогало нам быстро перестраивать управление бизнесом.

– Сильно ли изменилась система «Галактика ERP» с начала вашего сотрудничества? Используете ли вы новые версии?

– Когда я только начинал работать, на предприятии была довольно старая версия системы. Её использовали долго, новые версии не приобретались. Стандартные задачи она выполняла, а если возникали какие-то проблемы, мы старались решать их чуть ли не вручную – переоформляли отчеты в текстовых редакторах или пересчитывали данные в соответствии с новыми требованиями в обычных таблицах. Однако со временем стало понятно, что гораздо проще и надежнее пользоваться новыми версиями, где учитываются современные тенденции и появляются новые возможности. В конечном счете, выбор в пользу новых версий оказывается более экономичным. Сейчас у нас самая актуальная версия, с последними обновлениями. Необходимо быть очень мобильным из-за ситуации на рынке.

– Какие бизнес-процессы организованы на основе системы «ГалактикаERP»? Какие модули внедрены?

– Сейчас у нас внедрены полностью или частично модули «Заработная плата», «Учет основных средств и нематериальных активов», «Клиент-Банк», некоторые модули контуров «Управление логистикой», «Управление производством».

В рамках функциональности модуля «Заработная плата» производится расчет заработной платы в автоматизированном режиме, ведение графиков работы сотрудников, ведение лицевых счетов, создание выходных документов — ведомостей, реестров, отчетов, справок, связанных с заработной платой и многие другие операции.

Модуль «Складской учет» делает возможным ведение приходных и расходных складских ордеров, ведение учета материальных ценностей, формирование различных ведомостей, контроль соответствия накладных и складских ордеров, просмотр бухгалтерских проводок по складским ордерам и многое другое.

Широкие возможности имеют все модули, которые у нас внедрены. Их функциональность не ограничивается стандартными операциями, всегда может быть проведена доработка существующих функций и настройка их под индивидуальные нужды предприятия.

– Какие специфические доработки были сделаны с помощью отдела технической поддержки? Много ли времени это заняло?

– В модуле «Производство» настроили расчет норм расхода материалов с учетом специфики пищевого производства. Разработали различные формы отчетов, а также печать товарно-транспортных накладных и товарных накладных с выводом дополнительных данных. В остальном стандартный функционал закрывает все вопросы.

В рамках техподдержки весь функционал настраивается постепенно по мере необходимости. «Производство» настроили примерно за два месяца.

– Как происходит общение с департаментом технической поддержки «Топ Софта»?

– Можно обратиться и по телефону, и по электронной почте, и лично. Но важнее не способ общения, а то, что в «Топ Софте» за нашим предприятием закреплен персональный специалист. Он знаком с нашей базой данных, знает ее структуру и особенности. При необходимости может подключиться удаленно к рабочему столу – это очень удобно, нет необходимости долго и сложно объяснять, какая возникла проблема.  Для компании работа с персональным менеджером довольно эффективна, все возникающие вопросы решаются быстро, не растягиваются во времени.

Что вы хотите изменить для повышения удобства работы?

– Сейчас мы работаем с давальческим сырьем, и наш первый клиент очень требователен. Необходимо, чтобы все документы, отчеты, акты выполненных работ, накладные – словом, все, — было оформлено по их стандартам. Как и ведение учета. Пока что мы перерабатываем и оформляем все практически вручную, в Excel.  Благодаря отделу технической поддержки «Топ Софта» мы уже начали проект по автоматизации вычислений и оформления первичной документации. Система «Галактика ERP» довольно гибкая, мобильная, можно делать настройки для каждого конкретного клиента,  — это  поможет оптимизировать наши трудозатраты.

– Как ваши сотрудники перестраиваются на работу с системой, ее новыми версиями, обновленным функционалом?

 – Сотрудников у нас больше 50. В системе «Галактика ERP» —  10 пользователей: директор, главный бухгалтер, специалист по банковским операциям, специалист по выписке ТТН и некоторые другие.

Система логичная, но к ней, как и к любой другой, нужно привыкнуть. Кроме того, при работе важно быть заинтересованным: в обучении, в повышении эффективности. Если настроить все один раз правильно, потом не придется повторять действия еще раз. На самом деле, ничего сложного нет: все очень подробно прописано в руководстве пользователю. Главное – не полениться его внимательно прочесть и проделать операцию от начала до конца. В таком случае вопросов практически не возникает.

– Как вы считаете, дает ли внедрение ERP-системы конкурентные преимущества вашему предприятию?

– Внедрение подобной системы помогает сделать работу более упорядоченной, быстрой. Скажем, при сокращении количества бухгалтеров эффективность работы не должна падать, система «Галактика ERP» это позволяет. Упрощается процедура новых видов  деятельности предприятия.