Общая проблема, с которой сталкиваются производственные предприятия малого и среднего бизнеса сегодня, заключается в том, как увеличить доход и развивать свой бизнес без существенного расширения штата. Рядом с более крупными фирмами, способными конкурировать путем привлечения более значительных финансовых ресурсов, и часто просто имеющими возможность использовать для новых инициатив дополнительные ресурсы, включая сотрудников, оборудование, подрядчиков и поставщиков, производственные предприятия малого и среднего бизнеса пребывают в явно невыгодном положении. Большинство предпринимателей и начинающих производителей стремятся расти в пределах своих возможностей, избегая искушения привлечения венчурного финансирования из-за риска потерять контроль над своим бизнесом. Однако для того, чтобы успешно оставаться независимыми и органично развиваться, производители должны ввести для своей отрасли модель бережливого предприятия, которая сможет максимально увеличить коэффициент использования и свести к минимуму накладные расходы.
Понятно, что импульсом для начала производственного бизнеса, как правило, является фокусирование на поставке конкретного решения (комбинации продуктов и услуг), которое заполнит нишу на целевых рынках. Производители должны иметь представление как они будут разрабатывать, производить и поставлять свою продукцию на рынок. Владельцы бизнеса должны задать себе следующие вопросы:
- Как я могу разрабатывать и производить свою продукцию быстрее, соблюдая при этом стандарты качества?
- Какие существуют методы ведения бизнеса, которые позволят мне вести мою хозяйственную деятельность как можно более эффективно?
- Какой процент моих сотрудников непосредственно участвует в разработке продукта, производстве, предоставлении услуг, либо в других дополнительных мероприятиях?
- Как можно свести к минимуму функции, не создающие добавленной стоимости?
- Какие метрики я должен использовать для измерения эффективности моего бизнеса?
- Как я могу увеличить скорость внедрения новых продуктов? Знаю ли я затраты и прибыли, связанные с каждым из моих продуктов?
Сегодня производители могут иметь блестящие идеи для новых продуктов, но если вывод на рынок таких новых продуктов займет слишком много времени, потребует слишком много накладных расходов и, если продукт будет выведен на рынок по цене, не обеспечивающе рентабельность, продукты просто не выживут. Вначале, как правило, уделяется мало внимания внутренним бизнес-процедурам и инфраструктуре. Бизнес-процессы с ручным управлением внедряются быстро, что, как правило, имеет тенденцию становиться ресурсоемкими с точки зрения привлечения персонала. В режиме запуска многие владельцы чувствуют, что легче просто иметь людей, которые будут работать с нештатными ситуациями по мере их возникновения, чем тратить время на анализ моделей поведения потребителей и недостатков организации внутреннего трудового процесса. По мере возникновения новых проблем привлекается все больше людей для решения растущего числа особых ситуаций. Негативное влияние процессов ручного управления и упора на дополнительный персонал при расширении бизнеса заключается в их неспособности максимально увеличить и сохранить прибыльность. В свою очередь, отсутствие прибыльности может существенно ограничить способность организации совершать стратегические инвестиции, используемые для поддержания своего инновационного продукта или преимущества обслуживания клиентов.
Основная причина, когда бизнес производителей дает сбой, связана с отсутствием формальных процедур, которые поддерживают рациональные методы хозяйствования и эффективность работы персонала.
Стратегии успешного бизнеса
Производители смогут рассчитывать на успех и рост бизнеса, без упора на расширение штата, рассмотрев несколько ключевых стратегических ориентиров:
- Видение: четкое понимание решения, потребности, которую необходимо удовлетворить, целевой аудитории, внутренней бизнес-модели и руководящих принципов компании.
- Процесс: внедрение бережливого производства и принципов системы «Шести сигм», которые направлены на устранение потерь во всех аспектах организации и процесса и ориентированы на производство и поставку только необходимой рынку продукции.
- Метрики: определение и применение бизнес-метрик и ключевых показателей эффективности (KPI), которые могут способствуют каждому аспект бизнеса в достижении или превышении поставленных целей.
- Автоматизация: Использование автоматизированных технологий, которые могут ускорить отдельные процессы, такие как проектирование и разработку, производство, контроль качества, перемещение продукта, управление запасами, выполнение заказов и бухгалтерский учет.
- Информационные технологии: систематическая интеграция и обмен информацией для эффективного потока и управления работой между внутренними и внешними функциональными областями предприятия.
Создание основы для роста
Трудно представить себе предприятие, не создающее в самом начале своей хозяйственной деятельности никакого бизнес-плана с целью установить начальное направление деятельности в рамках целевого рынка. Тем не менее, удивительно, что так много предприятий не обновляют свой бизнес-план на регулярной основе. В некоторых организациях обновление бизнес-планов представляет собой лишь составление ежегодных бюджетов для подразделений и определение цели по прибыли. В дополнение к обновлению производственных планов, в ходе ежегодного пересмотра бизнес-плана необходимо посмотреть свежим взглядом на текущую корпоративную идеологию и целевой рынок, проанализировать прошлую эффективность, текущие сильные и слабые стороны, проблемы и новые конкурентные и экономические.
Обновление бизнес-плана, по крайней мере, на ежегодной основе, является важным первым шагом, который можно предпринять, чтобы повторно проверить исходные предположения, определить, какие ожидаются изменения на рынке в предстоящем году, выявить новые программы и инициативы, направленные на повышение эффективности и производительности и установить обновленные бизнес-цели.
Процесс бизнес-планирования должен включать в себя пересмотр и обновление пяти ключевых стратегических ориентиров, начиная с видения предприятия. И как только пересмотр и обновление будет завершен, результаты пересмотра и обновления должны быть доведены до сведения всей организации, чтобы сотрудники тоже понимали проводимые изменения.
Видение
Когда производитель стремится добиться успехов в своей способности расти, он часто проверяет, каким образом он сможет расширить свой целевой рынок или дополнить ассортимент дополнительными продуктами. При этом важно учитывать влияние, которое эти решения окажут на организацию, и, что необходимо будет сделать для внедрения таких изменений. Согласно общему правилу, лучше всего предлагать новые продукты на существующем рынке, с которым компания знакома, или предлагать существующие продукты на новых рынках. Пытаясь предпринять разработку нового и незнакомого продукта, который ориентирован на новый и незнакомый рынок, очень трудно завоевать аудиторию и такие действия потребуют значительных финансовых инвестиций. Возможность опереться на опыт организации, который она уже имеет с существующим продуктом, либо на опыт, который она уже имеет на знакомом для нее рынке, позволит с большей вероятностью расширить свои прогнозы доходов. В любом случае, можно сохранить ключевую компетенцию, которая сделала организацию успешной в прошлом.
Еще важным моментом является пересмотр текущей бизнес-модели. Теперь, когда предприятие создано и имеет достижения, как в подборе поставщиков, так и в реализации цепи поставок, могут существовать пути улучшения модели денежных потоков.
Можете ли вы заплатить субпоставщикам поставщика после того, как вам заплатили ваши клиенты вместо того, чтобы оплачивать запасы до продажи?
Одним из способов решения такой ситуации является обеспечение изготовления продукции только под заказы клиентов. Кроме того, обеспечение большего контроля и точности наличных запасов может сократить ненужные расходы на излишние запасы, и освободить денежные средства для новых инициатив.
Многие производители, для того, чтобы расти, вынуждены упрощать такие процессы как управление запасами. Инструментом в упрощении процесса управления запасами и ориентировании компании на расширение бизнеса может служить применение новой бизнес-системы. С достижением высокой точности в отношении остатков сырьевых материалов, предприятия могут сократить свои расходы на поддержание запасов и привлечь новых клиентов без необходимости увеличивать собственный штат. Это избавит от необходимости проверять остатки вручную и позволит использовать освободившиеся ресурсы для функций, создающих добавочную стоимость, таких как реализация и производство. Внедрение новой бизнес-системы также позволит организации проследить затраты на рабочую силу, связанные с исполнением каждого заказа, а также получить полную видимость всех расходов и затрат, связанных с заказом, что ведет к более точному управлению затратами и улучшению рентабельности.
Процесс: Следующим шагом является изучение бизнес-процессов. Применяя принципы бережливого производства, производители могут значительно упростить и упорядочить свои операции. Конечным результатом является способность выполнить больше заказов с меньшими усилиями и ресурсами. По своей сути, бережливое производство ориентировано на повышение эксплуатационной эффективности, ликвидации потерь в масштабах всей организации, а также непрерывное улучшение.
Преимущества бережливого производства:
- Уменьшение времени поставки товара
- Повышение эффективности доставки
- Повышение доходов от продаж
- Низкие эксплуатационные расходы и повышение прибыли
- Улучшение удовлетворенности клиентов и отношений с поставщиками
- Повышение оборачиваемости запасов и резкое сокращение запасов
- Улучшение морального климата в коллективе и снижение текучести кадров
- Повышение качества
- Сокращение затрат на проданные товары, в том числе уменьшение брака, непрямых затрат и рабочей силы
- Создание дополнительных оборотных средств для новых проектов
- Уменьшение потребности в физическом пространстве
- Повышение безопасности
Кроме того, внимание должно быть сосредоточено на производстве и поставке продукции, непосредственно связанной с заказами клиентов. Развертывание инициативы бережливого производства можно рассматривать как наличие трех основных уровней:
- уровень потока создания бизнес-ценности
- уровень улучшения бизнеса
- уровень бизнес-стратегий и инструментов
В основании находится уровень потока создания бизнес-ценности, который помогает определить и оптимизировать способ, которым предприятие реагирует на требования клиентов и как будет добавляться ценность и обеспечиваться удовлетворенность клиентов.
На этом уровне предприятие определяет поток создания ценности через цикл, который включает в себя следующие шаги:
- Определение ценности на основе точки зрения клиента
- Создание карты потоков создания ценности для всех процессов, обслуживающих внутренних и внешних клиентов
- Сделать поток деятельности эффективным
- Реагировать на потребительский спрос
- Постоянно улучшать (система Кайдзен) процессы на основе обратной связи
Метрики
Многие предприятия не могут реализовать свои цели роста из-за концентрации усилий на неправильных участках. Обычно это происходит из-за использования неэффективных метрик.
Учет производственного процесса на самом деле измеряет и фокусируется на реальных заказах клиентов, и регистрирует сумму, только когда продукция продана. Товарооборот – это скорость, с которой предприятие способно генерировать доходы за счет продаж.
Вместо того, чтобы рассматривать запасы в качестве актива, как это делает традиционная система учета затрат, при использовании системы учета производственного процесса запас считается пассивом. Кроме того, закупка материалов должна непосредственно опираться на реальный спрос, а не на прогнозируемый. Когда предприятие в состоянии производить больше товаров за то же количество времени без увеличения расходов, весь результат будет прибылью.
Существует несколько метрик, связанных с бережливым производством, которые должны отслеживаться и которые имеют потенциал для значительного увеличения производительности:
- Оперативная доставка
- Сокращение времени производственного
- Сокращение незавершенного производства
- Увеличение продуктивности
- Уменьшение необходимой площади пола
- Сокращение незапланированного сверхурочного времени
- Уменьшение запасов готовой продукции
- Уменьшение запасов сырья
Без применения методики бережливого производства, ориентированной на производственный выпуск, предприятия часто испытывают значительные проблемы со своевременной доставкой. При отсутствии надлежащих инструментов и измерений, производители могут постоянно оказываться в ситуации, когда они не знают над чем работать дальше. Взглянув по-новому на то, как измеряются показатели работы, можно определить области, в рамках всего предприятия, которые позволят снизить затраты.
Автоматизация
Большинство производителей внедрили одно или несколько автоматизированных решений, направленных на повышение эффективности и скорости отдельных процессов на рабочем месте или на уровне подразделений. Автоматизированные решения включает в себя системы автоматизированного проектирования (CAD), робототехнику, системы сортировки, платформы на базе централизованного ЧПУ и систем ЧПУ, а также лучшие в своей области прикладные системы. Эти решения стали решающими для сокращения производственных затрат на контроль производства, и позволили каждому подразделению повысить производительность труда.
Тем не менее, эти решения могут стать еще более эффективными, когда они могут быть интегрированы с системами планирования и исполнения. К примеру, при интегрировании технического проектирования, выполняемого в CAD, с производственным планированием, процесс от проектирования к производству может быть ускорен путем установления связи между системой CAD и системой ведомостей материалов (BOM). Этот тип интеграции ускоряет процесс проектирования путем прямого доступа к существующим деталям в главном узле BOM, а также поддерживает быстрый обмен данными между производством и инженерным отделом в ходе цикла запроса на изменение в проектировании. Объединив эти основные функции друг с другом, производители способны значительно улучшить свои возможности по сокращению времени вывода на рынок новых продуктов.
Информационные технологии
Последней областью, которая может быть изучена для целей оптимизации, является интеграция всех аспектов управления информацией в организации. Скорость бизнеса сегодня сделала крайне важной возможность обмена информацией между функциональными подразделениями организации. И как только будут намечены соответствующие бизнес-практики и процедуры, для обеспечения дополнительной эффективности может быть применена система планирования ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning, ERP). Некоторые приложения могут выступать в качестве док-станции и служить хранилищем, к которому будет иметь доступ каждое подразделение. Сотрудники могут просматривать или добавлять данные, генерировать отчеты для улучшения процесса принятия решений в их подразделении и устранения избыточных усилий, необходимых на поддержание нескольких источников, таких же или аналогичных данным в различных базах данных.
Примеры центра док-станции включают: управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), управление качеством, информационные панели бизнес-аналитики, управление заказами на изготовление и производством.
К модулям приложения, таким как CRM, могут иметь доступ и их могут использовать все сотрудники, поскольку это дает им исчерпывающую информацию о клиенте. CRM модуль может использоваться в масштабах всей организации, ускоряя и облегчая управление транзакциями клиента с лучшей, более полной информацией, будь то пользователи из службы поддержки клиентов, эксплуатационного обслуживания, продаж и маркетинга, или финансового отдела.
В то время как интеграция одного модуля док-станции обеспечивает повышение производительности, более значительные достижения в области повышения эффективности достигаются через линейную интеграцию функций в потоке работ и документооборота по цепи поставок, например сценарии «от-заказа-до-получения-оплаты», «получить-для-оплаты». В сценарии «от-заказа-до-получения-оплаты», интегрирование процесса заказа с CRM, техническим проектированием, финансами и планированием производства обеспечивает ряд существенных преимуществ.
Процесс заказа обычно начинается с открытия ретроспективной записи истории клиента в CRM, позволяя всем получить информацию об учетной записи, которая будет выведена на экран заказа. Сотрудник, обрабатывающий заказ, сможет говорить с клиентами со знанием их предыдущих операций, и предлагать продукты, сроки поставки и т.д. Для сложных заказов, сотрудники смогут обеспечить коммерческое предложение на точную и работоспособную конфигурацию при помощи встроенного модуля конфигурации продукта, который поддерживается в актуальном состоянии инженерным персоналом и сотрудниками управления. В ходе обработки заказа принимающий заказ может быстро проверить кредитоспособность непосредственно через интеграцию с модулем финансового подразделения без перевода позвонившего клиента в режим удержания. После того, как заказ подтвержден и принят, он может быть оценен с точки зрения запланированных дат отгрузки через интеграцию с окном планирования производства. Когда заказ подтвержден и принят, можно использовать в рабочем потоке сообщения, при помощи которых сведения о заказе могут быть переданы в другие отделы. Прямой доступ к информации, которая раньше была изолирована по отдельным департаментам, может эффективно использоваться каждым сотрудником, делая его гораздо более продуктивными. Это также избавляет от необходимости прерывать работу других подразделений или требовать от других подразделений затрат времени на административную работу, которая не создает добавленной стоимости, чтобы обработать «чистый» заказ.
Выводы
Сегодня существует множество бизнес-факторов, которые оказывают дополнительное давление на производителей и заставляют их расширять бизнес с меньшими затратами и стоимостью, будь то усиление глобальной конкуренции, более высокие требования потребителей, более жесткая экономика, рост материальных затрат, или все вместе. Разработка стратегии предприятия, направленной на позиционирование предприятия, способного работать более эффективно и комплексно как по горизонтали — по всей цепи поставок — так и централизованно из док-центра приложений, который создает связь между хранилищами критической информации для всех подразделений, может принести дивиденды очень быстро.
Сделав следующий процесс бизнес-планирования более полным пересмотром бизнеса со всех сторон, а не просто созданием обновленного производственного плана и бюджета, можно установить еще более высокие цели по доходам. Пересмотр корпоративной идеологии с учетом тенденций на рынке и с анализом бизнес-процессов непрерывного совершенствования и бережливого производства являются первым шагом. Понимание метрик и ключевых показателей эффективности позволит поддерживать повышенную эффективность. А внедрение выбранных решений автоматизации и их объединение через единую интегрированную основу ERP улучшит использование ресурсов, и в конечном итоге повысит рентабельность и потенциал, необходимые для расширения бизнеса.